Definición del proceso de Digitalización

• Preparación de la documentación
• Digitalización
• Control de calidad
• Indexación y clasificación
• Exportación de la información

Preparación de la documentación

En esta fase se realiza las siguientes operaciones:

• Se considera la situación legal del documento.
• Se extraen los documentos de carpetas o fundas.
• Se expurgan la documentación anexa.
• Se eliminan las grapas, clips u otros elementos extraños.
• Se clasifican por tipología documental.
• Se crean de lotes de trabajo.

Digitalización

El proceso de digitalización consiste en la captura de los documentos que se encuentran en formato papel. Al definir este proceso deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

Conseguir el escáner adecuado para el trabajo, basándose criterios como tipos de documento y requerimientos de proceso. DigitalDos selecciona el hardware adecuado, ya que una selección inadecuada podría llegar a convertir en frustrante el proceso y hacerle perder su valioso tiempo.

Luego se revisará los tipos de documento a digitalizar, los índices a capturar y las necesidades de obtención de los ficheros de salida.

Alguno de los índices puede automatizarse con OCR zonal, reconocimiento de código de barras, consultas de bases de datos externas, etc.

Fiabilidad, disponibilidad de piezas y soporte, calidad de imagen y capacidad de alimentación son factores que DigitalDocs tiene en cuenta al momento de asesorar en la selección de un escáner.

La digitalización por lotes

Se divide principalmente en dos categorías: procesos por lotes automáticos y procesos por lotes manuales. Las dos categorías tienen diferentes criterios y definiciones. Cada una de ellas tiene su espacio en el mundo de la digitalización, y puede complementar a la otra. De hecho, a veces creemos conveniente usar una combinación de ambas para ofrecer la mejor solución de digitalización.

Control de calidad

Una etapa clave del proceso por lotes es su capacidad de proporcionar un control de calidad de los documentos y de los metadatos capturados. Es importante tener en cuenta que, una vez digitalizado el documento, el original ya no va a estar disponible. La imagen electrónica debe por consiguiente ser considerada como algo vital, ya que se convertirá en el documento “original”. El control de calidad se necesita para revisar los documentos digitalizados y así asegurarse de que cumplen el estándar del documento original.

Una puntualización interesante a hacer aquí es que, en la mayor parte de los casos, DigitalDocs logra que la calidad de la imagen digitalizada supere al original, debido a las posibilidades de proceso para mejorar la imagen.

Las características que tiene DigitalDocs para la obtención de un buen modulo de control de calidad son:

* Opciones como añadir, insertar, reemplazar, girar, voltear

   y borrar páginas de un documento.

* Permite la edición de las imágenes, con opciones como

  enderezar, borrar bordes negros, cortar, recortar, cambiar

  la orientación de la página, limpiar puntos negros, etc.

* Admite la revisión de imágenes automática, vistas en

  miniatura, reordenación de páginas y zoom de las

  imágenes.

Este conjunto de características proporcionarán al personal que las empresas asignen para el de control de calidad, la posibilidad de asegurar la fiabilidad de los datos y una buena calidad de las imágenes, asegurando de ese modo un buen documento electrónico, incluso mejor que el “original”.

Una vez digitalizadas las imágenes, hecho el control de calidad y finalizado el proceso de indexación, las imágenes están preparadas para su almacenamiento en el sistema de DigitalDocs. El proceso por lotes definirá el formato de salida del documento y la descripción de su título, facilitando su migración al correspondiente repositorio de datos.

Indexación manual vs proceso automático.

Son los dos modos principales de captura de los datos en el proceso de documentos por lotes. Como ya se ha mencionado, en muchas ocasiones se emplea una combinación de ambas técnicas de indexación, manuales y automáticas.

Definimos normalmente el proceso de indexación manual como aquel que implica el tecleado de los índices por un operador que visualiza una imagen en la pantalla. Este es el método más lento de un proceso por lotes, aunque en algunos casos, este es el único posible.

El proceso automático puede incrementar en gran medida el rendimiento de documentos en el proceso de las imágenes. Cuanto más se pueda automatizar, mejor rendimiento obtendremos. DigitalDocs acelera el proceso automático con el OCR zonal, el reconocimiento de códigos de barras y las consultas de bases de datos externas. Al utilizar alguna de ellas, o todas estas características juntas, se presentan situaciones en las que el proceso de indexación se puede automatizar por completo.


Exportación de la Información
Además de contar con una interfaz para importar/exportar información de los repositorios de imágenes y bases de datos, DigitalDocs cuenta con la posibilidad de generar un DVD con un visualizador portable 100% autónomo que permite búsquedas y consultas de todo tipo sin necesidad de tener la aplicación instalada en la PC.