Como ya hemos mencionado en notas anteriores, organizar,
escanear, indexar y archivar los documentos que se encuentran en formato papel,
y hacerlo de un modo rápido y eficiente, se ha convertido en una necesidad en
las organizaciones, independientemente de su tamaño, y a su vez en un
extraordinario reto. La implementación del software adecuado a esta tarea será
quien defina como poder abordarlo de forma efectiva.
Cuesta mucho dinero gestionar los documentos con los que
trabajamos a diario. El costo de cada documento podría dividirse en estas cinco
funciones primarias: creación, captura, circulación o flujo, almacenamiento y
recuperación. El tratamiento efectivo de estas funciones puede ahorrar a su
negocio miles de pesos en pérdida de productividad, de espacio de
almacenamiento y de eficiencia de su personal.
La captura de la documentación es una parte integral del
problema del papel al que debemos enfrentarnos. Con DigitalDocs la
captura de documentos se realiza generalmente mediante un dispositivo de
entrada llamado escáner, el software que ayuda a clasificar e indexar el papel
y una cantidad de espacio en disco para almacenar los nuevos documentos
electrónicos.
Superada la captura de documentos, se pueden hacer muchas
acciones para automatizar estos procesos. Reconocimiento de códigos de barras,
búsquedas en bases de datos externas, proceso de formularios y OCR son métodos
avanzados de captura que pueden aumentar en gran medida la productividad.
DigitalDocs ayuda a analizar el proceso de captura crítico para poder
implementar una solución con éxito.
¿Cómo empezar entonces? Lo primero que se debe hacer es
buscar los productos que nos ayuden a resolver el problema. En este sentido,
DigitalDocs, proporciona las herramientas necesarias para cumplir con los
objetivos marcados porque entendemos que es mucho más importante encontrar un
buen colaborador que entienda su problema y que pueda aplicar efectivamente la
tecnología disponible, que comprar simplemente hardware y software y esperar a
que funcione.
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