Almacenamiento de largo plazo

Un formato de archivo de documentos electrónicos a largo plazo debe cumplir con algunos requisitos básicos:

•Debe ser un formato independiente del dispositivo, de manera que el documento pueda ser accedido por cualquier usuario ahora o en el futuro. No sería aceptable que el formato dependiese del sistema operativo, la resolución del dispositivo de visualización, o cualquier otro parámetro cuya evolución futura desconocemos.

•Debe ser un formato autocontenido, de manera que toda la información necesaria para representar el contenido del documento se encuentre en el propio documento, y no sea preciso acceder a contenidos externos que quizá en el futuro no estén disponibles. Un ejemplo común de este punto lo tenemos con las fuentes de texto. Si para representar el documento empleamos las fuentes del sistema, no podemos garantizar que en el futuro el documento se represente de manera fidedigna al no poder asegurar que esas fuentes estén disponibles.

•Autodocumentado, es decir, que toda la información necesaria para localizar el documento, catalogarlo, etc esté contenida en el propio documento, y no almacenada en recursos externos.

•El formato debe impedir las restricciones, de manera que el contenido esté accesible sin protecciones de ningún tipo. La existencia de protecciones, como contraseñas, compromete el acceso futuro a la información.

•El formato debe estar publicado.

Además de estos criterios, partir de un formato que esté ampliamente aceptado por la comunidad garantiza una rápida adopción del mismo.

Para el cumplimiento de lo detallado, es necesario contar con una especificación del formato PDF estándar y que asegure el acceso al documento en el futuro. Debe garantizarse que los documentos serán visualizados de manera consistente y predecible, por mucho tiempo que pase o muchos cambios tecnológicos que haya.

PDF/A es un estándar internacional publicado por ISO que especifica el formato adecuado para la preservación de documentos electrónicos a largo plazo.

Como proceso fundamental en la Gestión Documental, DigitalDocs incorpora este formato en su nueva versión 2.5.-