Digitalización y Administración de Documentos
En base a ciertos de estudios se sabe que un 70% de la
información mundialmente disponible está impresa, un 20% son documentos
electrónicos y el 10% restante son bases de datos, por lo que, en resumen, un
90% es información no estructurada y tan sólo un 10% es información
estructurada. El problema real es entonces cómo efectuar el procesamiento para
lograr la clasificación de dichos contenidos no estructurados de forma rápida,
eficiente y económicamente conveniente, con el objetivo de permitir la
recuperación de la información. Muchas veces la administración de esta
información es subestimada, ocasionando pérdidas invaluables de oportunidades,
al mismo tiempo que las organizaciones continúan siendo afectadas con más
documentos de los que pueden procesar eficientemente durante su operatoria
diaria: faxes, catálogos, correos electrónicos, facturas, informes, manuales,
órdenes de compra, pedidos, etc. Es así como el manejo de toda esta gran
cantidad de información se convierte en uno de los mayores desafíos que se
presentan en las organizaciones hoy en día.
Vivimos en un mundo globalizado, altamente competitivo, en
donde la información ha tomado un valor esencial en todas las empresas. Cuanto
mejor se administre y más fácil sea el acceso a la misma, mejor será el proceso
de Toma de Decisiones, incrementando la rentabilidad y la satisfacción de los
clientes.
La gestión de los documentos
se ha convertido en una necesidad pero también en un problema para las
organizaciones, debido a su erogación de gastos locales y de almacenes como
también de infraestructura que tienen a garantizar el estado de conservación,
la búsqueda de la documentación, entre otros gastos.
El papel, durante años, ha sido el motivo de muchas de las
ineficiencias de las empresas.
En la búsqueda de tener mejores procesos y hacerlos más
eficientes, surgen dos instancias indispensables, la Digitalización de Documentos y la
Administración Documental.
En cuanto a los beneficios que trae aparejado
-Trabajar en
una organización sin papeles.
- Disminuir
en costos de impresión, copiado, distribución y publicación de documentos.
- Disminuir
el costo de almacenamiento y traslado de documentos
- Acceder a
la información de manera simultánea desde diferentes lugares
- Acceder de
manera rápida, segura y protegida a la documentación.
- Evitar el
deterioro de la documentación original en papel.
-
Sistematizar y automatizar los procesos.
- Reducir los
tiempos de respuestas a clientes internos, externos, auditorías y entes de
fiscalización y control.
- Mayor
productividad del personal.
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