Alternativas en Digitalización de Documentos

No hay duda de que la gestión documental está de moda y el principal motivo es porque es útil. Porque ahorra espacio, tiempo, a veces de una forma drástica. Todos queremos ahorrar papel, despejar las mesas y armarios y por sobre todo tener acceso a la información de forma rápida y certera, optimizando la capacidad de búsqueda y recuperación de los documentos y contenidos empresariales.

Los trabajadores de oficina suelen consumir entre el 15 y el 35% de su jornada buscando documentos. Incluso en sistemas de archivo en papel bien organizado, encontrar un documento en particular resulta un 90% más lento que a través de herramientas de búsqueda informáticas.

En el último tiempo, son muchas las empresas que se contactan con nosotros porque están pensando implementar un sistema de digitalización de documentos  y les surgen muchas dudas técnicas y “operativas”.

De acurdo a las necesidades y expectativas de cada empresa puede existir un plan de digitalización basado principalmente en dos opciones:

La “opción A”  convertir cada documento en un archivo PDF, ponerle un título descriptivo y guardarlo en el servidor para entregarle, finalmente, un CD o DVD.

La “opción B” es similar, con una diferencia sumamente  importante: los archivos se van a almacenar en un programa de gestión documental (y aquí ofrecemos nuestra solución DigitalDocs).  La información es almacenada en una base de datos para permitir el acceso a distintos sectores autorizados de la organización, así como a los clientes o proveedores, vía Intranet o Internet utilizando un navegador web, o desde un CD/DVD en el cual se encuentran contenidos los documentos digitales, la base de datos y el software de consulta. Además, DigitalDocs incluye el sistema de firmas electrónica  para garantizar la no adulteración y la autentificación de los documentos electrónicos con valor legal.

Tanto para una opción como para la otra, existe la posibilidad de conservar los documentos en un servidor en las instalaciones de la empresa proveedora o en un servidor público (“la nube”) y lograr un acceso a través de Internet. Esta opción tiene algunas ventajas: La empresa no tiene que comprar otro servidor, no se tiene que ocupar de mantenerlo al día ni de posibles averías, pero el principal problema que presenta, es que necesitan un ancho de banda “generoso” para consultar documentos que pueden ser bastante grandes en tamaño.