La gestión de archivos físicos no solo
implica una inversión de RRHH para su operación sino también un costo oculto
por la ocupación del espacio.
Hoy en día, cada metro cuadrado ocupado de
una oficina en la ciudad de Buenos Aires representa un gasto promedio de u$s
100.- al mes. Si a estas variables les sumamos el tiempo
que lleva recuperar eficientemente la información archivada encontramos
que la toma de decisiones efectivas
también se ve comprometida por algo que en principio parecía muy simple.
Mediante DigitalDocs es posible distribuir
un documento en menor tiempo del que emplearía para recuperar uno en papel de
su archivo interno incluso estando fuera de su oficina ya que cuenta con un
avanzado acceso WEB que le permitirá estar siempre cerca de su información
durante las 24hs del día.
¿Qué hacer entonces con esa documentación?
Una vez resguardada digitalmente, en función de su utilidad puede optar por dos opciones:
Destruirla: Hoy el mercado ofrece diferentes alternativas con costos muy accesibles para destruir de manera segura la información de nuestra empresa.
Contando con diferentes niveles de privacidad mediante la selección de corte en tiras o partículas y dependiendo del modelo de destructora elegido podrá incluso deshacerse de DVD y tarjetas plásticas.
Archivar externamente: Si existen razones legales o de otra índole que lo exijan, puede optar por enviar su documentación a un espacio de guarda física donde se custodie y administre mediante parámetros archivísticos adecuados preservando así los originales y quedando a su disposición para eventuales presentaciones formales.
La estrategia de Gestión documental adecuada, comienza con la consultoría, el asesoramiento de expertos es fundamental para la implementación exitosa de cualquier solución.
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