El diseño de dispositivos electrónicos cada vez más
compactos y con funcionalidades más avanzadas, como es el caso de los teléfonos
inteligentes y las tabletas, y el desarrollo de tecnologías que permiten cada
vez mayores opciones de conectividad, han impulsado la movilidad empresarial.
Estos avances tecnológicos, sumados al reciente auge de los servicios en la
nube, han originado que, en los últimos años, la oficina se traslade a
cualquier lugar permitiendo a los empleados trabajar desde cualquier ubicación
y en cualquier momento.
La Gestión Documental Móvil se esta perfilando como la actividad mas importante en el
proceso de información de las empresas e instituciones en los próximos 5 años,
dado que se irá
convirtiendo con el tiempo en prácticamente una exigencia para las empresas, es
decir, en una tendencia que obligatoriamente deberán seguir para no quedarse
descolgadas del mercado.
Acceder a las principales aplicaciones de negocio
desde los smartphones o las tabletas agiliza el trabajo y aporta inmediatez,
reduce los tiempos muertos y facilita las tareas que deben realizarse, lo que,
en definitiva, supone un mayor aprovechamiento de los recursos de la empresa.
Los
beneficios, además, llegan prácticamente a cualquier empresa y a todo tipo de
usuarios, pero especialmente a empleados móviles, personal comercial y
trabajadores del sector de logística y distribución, para quienes la idea de
movilidad cobra auténtico sentido.
Aplicada al software de gestión documental, la movilidad
abarca numerosas dimensiones. Utilizar este tipo de soluciones desde terminales
móviles permite, por ejemplo, gestionar los documentos asociados a entregas y
recogidas en tiempo real, una funcionalidad sumamente útil en el sector
logístico por cuanto que permite ahorrar tiempos y automatizar procesos que
antes requerían un trabajo más manual.
No solo en el sector de la distribución se aprecian los
beneficios de la gestión documental móvil. Para cualquier área de actividad,
ahora resulta posible recuperar y almacenar, desde un teléfono inteligente,
documentos electrónicos en cualquier formato, incluso aquellos que no han sido
creados específicamente para su trabajo en movilidad. Entre otras opciones, es
posible visualizar, modificar y reenviar documentos mediante un dispositivo
móvil, como es el caso de formularios y facturas, para su consulta en cualquier
lugar.
Pero las posibilidades de visualización son solo una pequeña
parte de lo que puede conseguirse mediante el uso de software documental desde
dispositivos en movilidad. Junto a las opciones de consulta, es viable también
la impresión móvil sin necesidad de descargar software o asignar impresoras.
Son varios los dispositivos, tecnologías y servicios que apuntan a esa
dirección: desde impresoras portátiles y terminales de impresión de etiquetas
que permiten imprimir desde el puesto de trabajo, hasta servicios que
posibilitan el envío de documentos por email a una impresora o a un servidor en
la nube, para su impresión posterior.
No hay duda de que el futuro será cada vez más móvil y de
que las aplicaciones de software documental se dirigirán a todo tipo de plataformas.
Posiblemente, todo ello requiera un desembolso económico extra para adecuar las
infraestructuras de las empresas o adquirir equipamiento que permitan llevar a
buen término todas estas posibilidades. No obstante, dado que la información es
un recurso vital en las organizaciones, las compañías son cada vez más
conscientes de que asegurar un acceso rápido y desde cualquier lugar a los
documentos no es tanto un gasto, sino una inversión para el negocio.
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