E-ADMINISTRACIÓN: Otro paso a la oficina sin papel.

Uno de los principales costos (en términos monetarios y de tiempo) que tienen las PyMEs, es la administración de la papelería propia. Facturas, contratos, pedidos, presupuestos, informes, declaraciones juradas, legajos y un sinfín de comprobantes que circulan día a día dentro y fuera de la empresa, acarrean costos y problemas de impresión, distribución, procesamiento, archivo, manutención, pérdidas por deterioro, extravíos, amén  de tener que mantenernos en condiciones por el término de 10 años ante requerimientos de índole legal, impositiva y/o laborales.

¿A quién no le ha pasado aquella intimación de AFIP que pide los comprobantes originales de ventas del año 2003, aquel juicio con tal empleado que reclama por aportes impagos y hay que juntar recibos, declaraciones juradas, etc. para ponerlos como medio de prueba.

Herramientas que permiten migrar hacia la e-administración.

Correo electrónico: ( e-mail o mail) es una de las herramientas tecnológicas más revolucionarias que ha dado la Internet y combinado actualmente con tecnologías de comunicación innovadoras (Wi-Fi, Bluetooth, Smartphone) es posible estar en permanente comunicación con empleados, clientes y proveedores, sin necesidad de recurrir al molesto fax y mucho menos al correo corriente. Así documentos, pedidos, reclamos, memos y otras comunicaciones escritas, circulan digitalmente con eficiencia y rapidez, sin necesidad de gastar papel ni tinta.

Escaneo: otra aplicación tecnológica revolucionaria es el escáner (scanner), que convierte en archivos digitales cualquier documento impreso en papel y permite almacenarlo ahorrando costos de espacio físico y permite su rápida búsqueda por medio de sistemas informáticos; muchas grandes empresas ya digitalizan totalmente su documentación y contribuyen a mejorar su eficiencia y bajar costos de manejo de documentación.

Captura de datos y software de digitalización: Nuestro Software DigitalDocs  permite la captura de datos, que reconocen caracteres, códigos de barras y datos. Al recuperar rápidamente los documentos digitalizados se pueden enviar vía remota a ordenadores distantes, asegurando así agilidad y seguridad en la transmisión de información.

La web: si Ud. dispone de página web, sepa que puede transformar la misma en una tienda virtual de negocios: a través de aplicaciones seguras sus clientes pueden hacer sus pedidos, recibir presupuestos, cerrar operaciones de venta, elegir su forma de pago, etc.  Además al existir tecnologías integrables, permite por ejemplo que a través nuestro Software, DigitalDocs, se puedan recuperar los documentos digitalizados para su consulta directamente desde la web de la empresa.

Software de gestión o ERP:  Aquí lo destacable es que todas las operaciones queden registradas en un solo paso, sin necesidad de duplicar o triplicar la carga de datos, donde no hay superposición de circuitos, donde la información es homogénea y está disponible al momento.

A pesar de que nunca podremos prescindir totalmente de los papeles, la implementación y uso de las tecnologías y recursos mencionados, ayudará en gran medida a la drástica reducción de la burocracia, agilizará el procesamiento de información, facilitará su archivo y mantenimiento, permitirá un mayor control de las operaciones y por sobre todo, contribuirá a bajar costos y mejorar resultados.