E-ADMINISTRACIÓN: Otro paso a la oficina sin papel.

Uno de los principales costos (en términos monetarios y de tiempo) que tienen las PyMEs, es la administración de la papelería propia. Facturas, contratos, pedidos, presupuestos, informes, declaraciones juradas, legajos y un sinfín de comprobantes que circulan día a día dentro y fuera de la empresa, acarrean costos y problemas de impresión, distribución, procesamiento, archivo, manutención, pérdidas por deterioro, extravíos, amén  de tener que mantenernos en condiciones por el término de 10 años ante requerimientos de índole legal, impositiva y/o laborales.

¿A quién no le ha pasado aquella intimación de AFIP que pide los comprobantes originales de ventas del año 2003, aquel juicio con tal empleado que reclama por aportes impagos y hay que juntar recibos, declaraciones juradas, etc. para ponerlos como medio de prueba.

Herramientas que permiten migrar hacia la e-administración.

Correo electrónico: ( e-mail o mail) es una de las herramientas tecnológicas más revolucionarias que ha dado la Internet y combinado actualmente con tecnologías de comunicación innovadoras (Wi-Fi, Bluetooth, Smartphone) es posible estar en permanente comunicación con empleados, clientes y proveedores, sin necesidad de recurrir al molesto fax y mucho menos al correo corriente. Así documentos, pedidos, reclamos, memos y otras comunicaciones escritas, circulan digitalmente con eficiencia y rapidez, sin necesidad de gastar papel ni tinta.

Escaneo: otra aplicación tecnológica revolucionaria es el escáner (scanner), que convierte en archivos digitales cualquier documento impreso en papel y permite almacenarlo ahorrando costos de espacio físico y permite su rápida búsqueda por medio de sistemas informáticos; muchas grandes empresas ya digitalizan totalmente su documentación y contribuyen a mejorar su eficiencia y bajar costos de manejo de documentación.

Captura de datos y software de digitalización: Nuestro Software DigitalDocs  permite la captura de datos, que reconocen caracteres, códigos de barras y datos. Al recuperar rápidamente los documentos digitalizados se pueden enviar vía remota a ordenadores distantes, asegurando así agilidad y seguridad en la transmisión de información.

La web: si Ud. dispone de página web, sepa que puede transformar la misma en una tienda virtual de negocios: a través de aplicaciones seguras sus clientes pueden hacer sus pedidos, recibir presupuestos, cerrar operaciones de venta, elegir su forma de pago, etc.  Además al existir tecnologías integrables, permite por ejemplo que a través nuestro Software, DigitalDocs, se puedan recuperar los documentos digitalizados para su consulta directamente desde la web de la empresa.

Software de gestión o ERP:  Aquí lo destacable es que todas las operaciones queden registradas en un solo paso, sin necesidad de duplicar o triplicar la carga de datos, donde no hay superposición de circuitos, donde la información es homogénea y está disponible al momento.

A pesar de que nunca podremos prescindir totalmente de los papeles, la implementación y uso de las tecnologías y recursos mencionados, ayudará en gran medida a la drástica reducción de la burocracia, agilizará el procesamiento de información, facilitará su archivo y mantenimiento, permitirá un mayor control de las operaciones y por sobre todo, contribuirá a bajar costos y mejorar resultados.

La era digital en las Compañías de Seguros

Los avances tecnológicos repercuten en muchas actividades y el negocio asegurador no es la excepción. En materia de digitalización e informatización, las aseguradoras ya están implementando soluciones y los resultados comienzan a hacerse notar.

En la actualidad, Con DigitalDocs el documento se digitaliza en la entrada y el documento virtual es el que continúa ‘viajando’, con lo cual se registra cada acción realizada en la aplicación y se puede ubicar en qué estado del proceso se encuentra, sin necesidad de utilizar el papel.  Estas compañías se encuentran digitalizando los contratos y la facturación de sus proveedores, la documentación de pólizas y siniestros, las facturas de los productores por intermediación y la documentación de medicina preventiva y prevención de la aseguradora de riesgos del trabajo.

Para la mayoría de las compañías de seguros, la inversión en tecnología dejó de ser percibida como un lujo y un gasto para transformarse en una necesidad y una ventaja competitiva. Esa necesidad, que integra el activo intangible de cualquier organización, tiene las siguientes ventajas:

- Reducción de tiempos y costos: la implementación de una estrategia de tecnología implica no sólo un ahorro de tiempo para la aseguradora, a través de la eliminación de pasos y rutinas, sino también para el asegurado, al acercarle un servicio de excelencia que impacta positivamente en su vida cotidiana, como por ejemplo emitir una póliza en tres minutos o contar con la cobertura en tiempo real, en lugar de los treinta días que demora el proceso manual. De la misma manera, la eliminación de papeles en la oficina a través de la automatización de los procesos impacta directamente en ambos aspectos cruciales del negocio.

- Mejora en la calidad del servicio: a través del uso de herramientas tecnológicas, una compañía posee más información de su cliente para brindarle un servicio personalizado. Esto incrementa la eficiencia y la fidelidad y eleva la percepción positiva por parte de sus clientes.

- Optimización de procesos: a través de la tecnología, una compañía de seguros elimina procesos engorrosos y, a la vez, un alto porcentaje de errores.

- Integración de la compañía con el entorno: la integración es una parte vital del negocio que abre las puertas a nuevos mercados, clientes, partners y demás posibilidades de crecimiento global en tiempo récord.

- Ventaja competitiva con respecto a las demás compañías: la evolución en tecnología de última generación implica ganar la “milla de distancia” sobre el resto.

Recibo de sueldo digital, un paso más hacia la oficina sin papel

Recientemente el gobierno nacional dio su visto bueno para la implementación del “recibos de sueldo digital”.

En este sentido, la regulación establece una serie de requisitos para los empleadores que deberán presentar ante la cartera de trabajo requisitos tales como: Fundamentar la petición; especificar el “universo de trabajadores alcanzado por la medida”; y adecuarse a una serie de “protocolos y estándares tecnológicos utilizados para garantizar la seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos bajo estas modalidades”, entre otras.

Además, deberán especificar el “mecanismo de sustitución del soporte papel, con las modalidades de emisión del recibo suscripto por el funcionario autorizado de la empresa y su acuse de recepción por parte del trabajador”.

DigitalDocs reúne las características necesarias para fusionar ambos escenarios, digitalizando el actual archivo de papel e incorporando los nuevos comprobantes electrónicos en un mismo repositorio que permite a los usuarios una consulta integral.

La iniciativa tiende a reducir la cantidad de papel que se emplea al generar estas documentaciones. Los recibos digitales tienen la validez de la empresa, institución u organismo que lo emite y de ahí en más queda a criterio de la persona poseedora imprimirlo o no.

DigitalDocs asegura la integridad de los documentos almacenados mediante el uso de Firmas digitales y permite al empleado recuperar el mismo toda vez que sea necesario tanto para visualizarlo, imprimirlo o distribuirlo electrónicamente.

Despapelización de historias clínicas y gestión electrónica administrativa

Uno de los problemas mas serios que existe en el ámbito hospitalario es el del manejo de la información de los pacientes. Las historias clínicas tradicionales van camino a ser reemplazadas por documentos electrónicos. Si bien cada vez más es factible poder lograr la informatización de todos los procesos asistenciales y administrativos, es necesario un proceso de recuperación y manejo de la información que se encuentra en papel para poder accederla en forma confiable mediante sistemas informáticos.

La migración del uso tradicional del papel al medio electrónico brinda amplias ventajas en la disminución de costos operativos. Garantiza la fácil distribución, la seguridad y la fácil disponibilidad de la información. Acelera la gestión y acorta los procesos de aprobación permitiendo incorporar comentarios asegurando la legitimidad a través del uso de permisos y la firma digital.

OBJETIVOS

El objetivo principal es lograr la gestión y digitalización de los expedientes existentes en el Hospital y Centros de Salud para mejorar la calidad administrativa y disminuir los costos, brindando elementos para una mejor gestión y  mayor disponibilidad de la documentación, al tener la información centralizada, sin afectar la independencia y operatividad y el valor legal de la documentación.

HERRAMIENTA Y METODOLOGÍA

DigitalDocs: 

• Se encarga de realizar la captura y digitalización de documentos. Además define permisos de usuarios, control de los mismos, permiso de accesos, etc. Incluye el sistema de firmas electrónica  para garantizar la no adulteración y la autentificación de los documentos electrónicos con valor legal.
• Un sistema de back y resguardo de la documentación electrónica en DVD

Digitalización: Una tendencia que crece entre las empresas del país.

El resguardo de información crítica y la necesidad de superar lo efímero del papel motoriza la demanda local de servicios de digitalización. Bancos, instituciones financieras y representantes del sector de la salud son algunos de los emprendimientos que ya recurren a estas soluciones .

La necesidad de resguardar información calificada más allá del tradicional soporte en papel, y las ventajas en cuanto a disponibilidad de documentos que permiten las nuevas tecnologías, son los motivos que mejor explican la creciente utilización de servicios de digitalización de datos que ostentan las empresas de la Argentina.

Con relación a los principales clientes, los sectores financiero y bancario encabezan las estadísticas del sector, aunque seguidos muy de cerca por empresas de recursos humanos, obras sociales, y representantes del segmento de la salud.

Nuestra Solución, DigitalDocs, atiende a  compañias de todos los tamaños satisfaciendo sus necesidades de digitalización:

Educación: (Universidades y Colegios)

• Exámenes
• Libros de asistencia
• Información académica, etc

Salud: (Hospitales y Clínicas)

• Fichas médicas
• Historias Clínicas, etc.

Legales: (Estudios de Abogados y Escribanías)

• Expedientes
• Escrituras
• Carpetas de clientes.

Empresas:

• Legajos del personal
• Liquidaciones
• Carpeta de clientes
• Remitos
• Facturas

Estudios Contables

• Libros contables
• Liquidaciones
• Documentos fiscales, etc.

Bancos

• Cheques
• Boletas,
• Fichas, Carpetas de Clientes
• Informes de créditos.
• Seguros
• Contratos
• Pólizas
• liquidaciones, etc

Beneficios de la digitalización de documentos

CONSULTA DOCUMENTAL

-Gran eficiencia en la consulta de documentos (expedientes,

 legajos, formularios, etc,)

-Acceder de manera rápida, optimizando el proceso de

 toma de decisiones.

-Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran

 cantidad de usuarios.

-Incremento en la productividad del personal al disminuir

 horas afectadas a la búsqueda de documentos.

-Evita que se dupliquen las tareas.

ARCHIVO FÍSICO

-Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.

-Reducción de riesgos por pérdida de documentos.

-Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.

-A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente  con el paso del tiempo.

CAMBIO CULTURAL

-Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.

-Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.

SEGURIDAD

-Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.

-Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados. 

Definición del proceso de Digitalización

• Preparación de la documentación
• Digitalización
• Control de calidad
• Indexación y clasificación
• Exportación de la información

Preparación de la documentación

En esta fase se realiza las siguientes operaciones:

• Se considera la situación legal del documento.
• Se extraen los documentos de carpetas o fundas.
• Se expurgan la documentación anexa.
• Se eliminan las grapas, clips u otros elementos extraños.
• Se clasifican por tipología documental.
• Se crean de lotes de trabajo.

Digitalización

El proceso de digitalización consiste en la captura de los documentos que se encuentran en formato papel. Al definir este proceso deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

Conseguir el escáner adecuado para el trabajo, basándose criterios como tipos de documento y requerimientos de proceso. DigitalDos selecciona el hardware adecuado, ya que una selección inadecuada podría llegar a convertir en frustrante el proceso y hacerle perder su valioso tiempo.

Luego se revisará los tipos de documento a digitalizar, los índices a capturar y las necesidades de obtención de los ficheros de salida.

Alguno de los índices puede automatizarse con OCR zonal, reconocimiento de código de barras, consultas de bases de datos externas, etc.

Fiabilidad, disponibilidad de piezas y soporte, calidad de imagen y capacidad de alimentación son factores que DigitalDocs tiene en cuenta al momento de asesorar en la selección de un escáner.

La digitalización por lotes

Se divide principalmente en dos categorías: procesos por lotes automáticos y procesos por lotes manuales. Las dos categorías tienen diferentes criterios y definiciones. Cada una de ellas tiene su espacio en el mundo de la digitalización, y puede complementar a la otra. De hecho, a veces creemos conveniente usar una combinación de ambas para ofrecer la mejor solución de digitalización.

Control de calidad

Una etapa clave del proceso por lotes es su capacidad de proporcionar un control de calidad de los documentos y de los metadatos capturados. Es importante tener en cuenta que, una vez digitalizado el documento, el original ya no va a estar disponible. La imagen electrónica debe por consiguiente ser considerada como algo vital, ya que se convertirá en el documento “original”. El control de calidad se necesita para revisar los documentos digitalizados y así asegurarse de que cumplen el estándar del documento original.

Una puntualización interesante a hacer aquí es que, en la mayor parte de los casos, DigitalDocs logra que la calidad de la imagen digitalizada supere al original, debido a las posibilidades de proceso para mejorar la imagen.

Las características que tiene DigitalDocs para la obtención de un buen modulo de control de calidad son:

* Opciones como añadir, insertar, reemplazar, girar, voltear

   y borrar páginas de un documento.

* Permite la edición de las imágenes, con opciones como

  enderezar, borrar bordes negros, cortar, recortar, cambiar

  la orientación de la página, limpiar puntos negros, etc.

* Admite la revisión de imágenes automática, vistas en

  miniatura, reordenación de páginas y zoom de las

  imágenes.

Este conjunto de características proporcionarán al personal que las empresas asignen para el de control de calidad, la posibilidad de asegurar la fiabilidad de los datos y una buena calidad de las imágenes, asegurando de ese modo un buen documento electrónico, incluso mejor que el “original”.

Una vez digitalizadas las imágenes, hecho el control de calidad y finalizado el proceso de indexación, las imágenes están preparadas para su almacenamiento en el sistema de DigitalDocs. El proceso por lotes definirá el formato de salida del documento y la descripción de su título, facilitando su migración al correspondiente repositorio de datos.

Indexación manual vs proceso automático.

Son los dos modos principales de captura de los datos en el proceso de documentos por lotes. Como ya se ha mencionado, en muchas ocasiones se emplea una combinación de ambas técnicas de indexación, manuales y automáticas.

Definimos normalmente el proceso de indexación manual como aquel que implica el tecleado de los índices por un operador que visualiza una imagen en la pantalla. Este es el método más lento de un proceso por lotes, aunque en algunos casos, este es el único posible.

El proceso automático puede incrementar en gran medida el rendimiento de documentos en el proceso de las imágenes. Cuanto más se pueda automatizar, mejor rendimiento obtendremos. DigitalDocs acelera el proceso automático con el OCR zonal, el reconocimiento de códigos de barras y las consultas de bases de datos externas. Al utilizar alguna de ellas, o todas estas características juntas, se presentan situaciones en las que el proceso de indexación se puede automatizar por completo.


Exportación de la Información
Además de contar con una interfaz para importar/exportar información de los repositorios de imágenes y bases de datos, DigitalDocs cuenta con la posibilidad de generar un DVD con un visualizador portable 100% autónomo que permite búsquedas y consultas de todo tipo sin necesidad de tener la aplicación instalada en la PC.