Historias Clínicas Digitales

Día a día más centros de salud deciden dar un paso adelante transformando sus sistemas de historias clínicas a sistemas de gestión electrónica, ¿pero qué pasa con las Historias clínicas que hoy tiene en papel?

En M200 contamos con el conocimiento y las herramientas necesarias para acompañar esta implementación de manera exitosa.

DigitalDocs permite integrar su archivo actual a esta nueva etapa, mediante la digitalización de cada uno de los expedientes el profesional contará con el soporte necesario pudiendo además incluir los nuevos registro de manera 100% electrónica. Permitiendo a la institución implementar esta metodología cumpliendo con la LEY de derechos del paciente (Ley 26.529) de aplicación nacional, sancionada en 2009 que expresa:

ARTICULO 13. — Historia clínica informatizada. El contenido de la historia clínica, puede confeccionarse en soporte magnético siempre que se arbitren todos los medios que aseguren la preservación de su integridad, autenticidad, inalterabilidad, perdurabilidad y recuperabilidad de los datos contenidos en la misma en tiempo y forma. A tal fin, debe adoptarse el uso de accesos restringidos con claves de identificación, medios no reescribibles de almacenamiento, control de modificación de campos o cualquier otra técnica idónea para asegurar su integridad.

Por otro lado y como un complemento indispensable el Poder Ejecutivo Nacional promulgo la ley 25.506,decreto 2628/02 regulando el uso de la firma digital y estableciendo en su artículo 2°: “Se entiende por firma digital al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación simultáneamente permita identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma. Los procedimientos de firma y verificación a ser utilizados para tales fines serán los determinados por la Autoridad de Aplicación en consonancia con estándares tecnológicos internacionales vigentes”.

“Cuando la ley requiera una firma manuscrita, esa exigencia también queda satisfecha por una firma digital. Este principio es aplicable a los casos en que la ley establece la obligación de firmar o prescribe consecuencias para su ausencia”, articulo 3 de la misma ley.

Ventajas de implementar DigitalDocs

Agilidad en la consulta:

Su potente motor de base de datos asegura una respuesta instantánea.

Actualización electrónica de la información:

Mediante su función de Preimpresos las tareas del profesional ser verán simplificadas al momento de cargar nuevos eventos en la Historia Clínica del paciente.

Acceso desde el consultorio y consultas desde cualquier equipo conectado a internet:

DigitalDocs puede gestionar tanto consultas dentro de la institución como consultas realizadas desde el exterior mediante un navegador WEB.

Firma digital que garantiza la fiabilidad de la información.

La firma digital asegura la integridad de los datos registrados en la historia clínica, brindando confianza al profesional, paciente e institución.

Facilidad para compartir la información con otros profesionales.

DigitalDocs permite compartir de forma simple y segura la información con otros profesionales brindando un canal de interconsulta rápido y eficiente.

Todo este proceso se realiza bajo un estricto control de seguridad, cada profesional cuenta con usuario y contraseña propio garantizando la privacidad de la información del paciente y la trazabilidad de las gestiones que se realizan en ella.

A nivel nacional, el antecedente más avanzado en este tipo innovaciones lo presenta la provincia de San Luis convirtiéndose en la primer provincia de nuestro país en disponer, mediante una ley, la implementación de un sistema de Historia clínica digital.

De esta manera, durante el 2013 la provincia desplegara en todo su territorio esta modalidad brindando, con valor legal de acuerdo a la ley provincial, tanto identificar y mantener un registro del paciente como gestionar, entre otros, a:

•Los datos demográficos del paciente.

•La relación entre paciente y prestador.

•El listado de problemas.

•Medicaciones utilizadas.

•Alergias y reacciones adversas presentadas.

•La historia del paciente.

También ayudará a resumir el registro de salud hasta la actualización de los lineamientos del sistema de soporte para:

•La toma de decisiones clínicas.

•El control de acceso.

•La privacidad.

•La auditoria.

•La autenticación.

FELICES FIESTAS PARA TODOS!!

Captura de Documentos, fase fundamental de la Gestión Documental.

La captura de Documentos tiene su importancia por el recorrido que va a tener en los próximos años, en la medida en que la información vaya creciendo de forma exponencial. Más allá del formato de los documentos, ya sea información en papel o en digital, no se vislumbra una tendencia a reducirse, muy al contrario, se prevé que aumente de forma exponencial, ocasionando en las empresas un cuello de botella de exceso de información.

Según el nuevo informe de IDC, “As the Economy Contracts, the Digital Universe Expands”, la cantidad de información digital creada en 2008 creció un 3% más rápido, 16 millones de Gigabytes, comparado con las anteriores previsiones de IDC. También se espera que el Universo Digital duplique su tamaño cada 18 meses. 

Este exceso de información dificulta el tratamiento y procesado de los documentos, que deben ser analizados de forma manual en muchos casos para luego ser “enrutados” por los departamentos correspondientes de las empresas que necesitan el documento. Este cuello de botella está siendo tratado de raíz por los sistemas software de captura de documentos.

Capturar documentos es ponerlos dentro de un repositorio en su versión digital partan o no estos de una versión original en papel.

DigitalDocs cuenta con plantillas inteligentes que permiten el reconocimiento y captura de datos útiles y su almacenamiento indexado para facilitar la búsqueda de contenidos. El sistema OCR no sólo identifica caracteres , sino que también puede utilizarse para el reconocimiento de marcas (OMR) y la lectura de códigos de barras en cualquier formato, 1D y 2D. a la vez, mediante la identificación de áreas clave, puede autoclasificar una página aplicándole etiquetas.

A través de DigitalDocs, la información es almacenada en una base de datos para permitir el acceso a distintos sectores autorizados de la organización, así como a los clientes o proveedores, vía intranet o internet utilizando un navegador web, o desde un CD/DVD en el cual se encuentran contenidos los documentos digitales, la base de datos y el software de consulta.

Oficina sin papeles ¿sueño o realidad?

A principios de la década del 90, con el boom de internet, el sueño de la oficina completamente computarizada y sin papeles parecía estar más cerca que nunca. Sin embargo, las estadísticas muestran  que, aún hoy en día, el 90% de la información se encuentra en soporte de papel y que, paradójicamente, mientras el empleo del e-mail y de los documentos digitales es cada vez más cotidiano, el consumo de papel crece un 20% cada año.

Aunque de acuerdo a estos datos la “oficina sin papeles” parece sólo una ilusión; poniendo en funcionamiento las prácticas adecuadas, las empresas pueden aspirar a disminuir su consumo, lo cual, además de representar un aporte a la reducción del impacto ambiental, puede generar importantes beneficios económicos.

Uno de los principales recursos reside en convertir los procesos que tradicionalmente se soportan en papel y que forman parte, en gran medida, de las tareas administrativas y contables de una organización (facturas, presupuestos, contratos, memos, informes, etc) en formatos digitales

Además, el rápido aumento de la cantidad de documentos que se producen, se reciben y se almacenan en las organizaciones hace necesaria la búsqueda de soluciones para una adecuada gestión de la información que permita contar con un sistema organizado para recuperar los datos en forma rápida y ágil utilizando la tecnología.

Sistema de gestión electrónica de Documentos: “DigitalDocs”

En la actualidad, muchas organizaciones han comenzado a manejar grandes volúmenes de registros corporativos que incluyen, además de los tradicionales mensajes de correo electrónico, los documentos adjuntos a estos, documentos creados con un procesador de texto, hojas de cálculo, etc.

De esta forma, el concepto de sistema para la gestión de archivos se ve asociado al uso efectivo, la reutilización y también la disponibilidad de la información en formato digital, cuestión vital para la empresa.

DigitalDocs es un software que permite guardar toda la documentación de una empresa, por un lado la que procede de los archivos físicos en papel- previamente digitalizados- y por otro, la que se encuentra contenida en archivos digitales. La herramienta permite crear una serie de estructuras clasificatorias para organizar la información según las necesidades propias de cada empresa y facilita su localización en forma precisa e inmediata.

Mediante DigitalDocs es posible distribuir un documento en menor tiempo del que emplearía para recuperar uno en papel del propio archivo interno incluso estando fuera de la oficina, ya que cuenta con un avanzado acceso WEB que permite estar siempre cerca de la información durante las 24hs del día.

La estrategia de Gestión documental adecuada, comienza con la consultoría, el asesoramiento de expertos es fundamental para la implementación exitosa de cualquier solución.

Ventajas de la e-factura

Pensada especialmente para hacer más eficientes los procesos de facturación y cobranzas, es el punto de partida para optimizar el ciclo financiero de las transacciones comerciales, en particular de aquellas empresas que emiten muchos comprobantes mensuales.

Las ventajas de adoptar la factura electrónica depende mucho del tipo de industria y segmento de la empresa en cuestión. En especial, es beneficioso para las compañías que facturan volúmenes importantes, a quienes esta solución les representa un importante ahorro, no sólo de costos de impresión, ensobrado y envío, sino que les significa una liquidez extra de aproximadamente dos a tres días de trabajo.

La factura electrónica, además, posibilita que la AFIP conozca la existencia de los documentos en el mismo momento en que se emiten y no como las tradicionales, que brindan la información recién cuando se hacen las declaraciones juradas. Por otra parte, la digitalización permite un doble control: tanto en el cómputo del débito del IVA y su contabilización en los libros para quien las emite, como el control del cómputo de los créditos fiscales para quienes las reciben.

El único problema que existe en la implementación de la factura digital es la resistencia al cambio. Técnicamente no existen riesgos, sino solo beneficios: mayor control del documento digital, facilidad de búsqueda y almacenamiento, entrega inmediata y sin costos”.

Según datos proporcionados por la firma de desarrollo e implantación de soluciones en entornos de comercio electrónico de empresa a empresa Edicom, “la e-factura permite a las organizaciones generar ahorros de costo del orden del 30%, dependiendo del nivel de “ineficacia” preexistente en cada compañía”

Factura electrónica: Sinónimo de evolución y modernidad

En un mundo donde las Tecnologías de la Información están revolucionando de manera continua las actividades humanas han provocado en la administración y operación de las empresas la extinción de algunos equipos que no hace muchos años eran fundamentales.

Con sorprendente frecuencia, aparecen nuevas aplicaciones tecnológicas que facilitan la operación empresarial. Una de ellas es la facturación electrónica que sustituye al documento tradicional en papel por un archivo digital con la misma validez.

Al hablar de este tema es importante destacar que la esencia del esquema de facturación es la Firma Electrónica, elemento indispensable para digitalizar los comprobantes fiscales.

Se ha polemizado mucho el tema de la obligatoriedad del uso de facturación electrónica en Argentina. Sus detractores argumentan que es costoso y que es un mecanismo que da mayor control fiscalizador a la autoridad tributaria. Digamos que esto último habría que verlo como una virtud, porque reduce las formas de evasión.

En cuanto al costo, advirtamos que el esquema es por sí mismo rentable por sus beneficios inherentes: la oportunidad de la información, la reducción en tiempos de gestión, el ahorro en el gasto de papelería, la facilidad en los procesos de auditoría, la seguridad en el resguardo de los documentos, la agilidad en la localización de información y la eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.

La digitalización contribuye sustancialmente a la eficiencia empresarial. Da viabilidad a las transacciones, mayor oportunidad y certeza en la toma de decisiones.

La Gestión documental Móvil y sus beneficios

El diseño de dispositivos electrónicos cada vez más compactos y con funcionalidades más avanzadas, como es el caso de los teléfonos inteligentes y las tabletas, y el desarrollo de tecnologías que permiten cada vez mayores opciones de conectividad, han impulsado la movilidad empresarial. Estos avances tecnológicos, sumados al reciente auge de los servicios en la nube, han originado que, en los últimos años, la oficina se traslade a cualquier lugar permitiendo a los empleados trabajar desde cualquier ubicación y en cualquier momento.

La Gestión Documental Móvil se esta perfilando como la actividad mas importante en el proceso de información de las empresas e instituciones en los próximos 5 años, dado que se irá convirtiendo con el tiempo en prácticamente una exigencia para las empresas, es decir, en una tendencia que obligatoriamente deberán seguir para no quedarse descolgadas del mercado.

Acceder a las principales aplicaciones de negocio desde los smartphones o las tabletas agiliza el trabajo y aporta inmediatez, reduce los tiempos muertos y facilita las tareas que deben realizarse, lo que, en definitiva, supone un mayor aprovechamiento de los recursos de la empresa.

Los beneficios, además, llegan prácticamente a cualquier empresa y a todo tipo de usuarios, pero especialmente a empleados móviles, personal comercial y trabajadores del sector de logística y distribución, para quienes la idea de movilidad cobra auténtico sentido.

Aplicada al software de gestión documental, la movilidad abarca numerosas dimensiones. Utilizar este tipo de soluciones desde terminales móviles permite, por ejemplo, gestionar los documentos asociados a entregas y recogidas en tiempo real, una funcionalidad sumamente útil en el sector logístico por cuanto que permite ahorrar tiempos y automatizar procesos que antes requerían un trabajo más manual.

No solo en el sector de la distribución se aprecian los beneficios de la gestión documental móvil. Para cualquier área de actividad, ahora resulta posible recuperar y almacenar, desde un teléfono inteligente, documentos electrónicos en cualquier formato, incluso aquellos que no han sido creados específicamente para su trabajo en movilidad. Entre otras opciones, es posible visualizar, modificar y reenviar documentos mediante un dispositivo móvil, como es el caso de formularios y facturas, para su consulta en cualquier lugar.

Pero las posibilidades de visualización son solo una pequeña parte de lo que puede conseguirse mediante el uso de software documental desde dispositivos en movilidad. Junto a las opciones de consulta, es viable también la impresión móvil sin necesidad de descargar software o asignar impresoras. Son varios los dispositivos, tecnologías y servicios que apuntan a esa dirección: desde impresoras portátiles y terminales de impresión de etiquetas que permiten imprimir desde el puesto de trabajo, hasta servicios que posibilitan el envío de documentos por email a una impresora o a un servidor en la nube, para su impresión posterior.

No hay duda de que el futuro será cada vez más móvil y de que las aplicaciones de software documental se dirigirán a todo tipo de plataformas. Posiblemente, todo ello requiera un desembolso económico extra para adecuar las infraestructuras de las empresas o adquirir equipamiento que permitan llevar a buen término todas estas posibilidades. No obstante, dado que la información es un recurso vital en las organizaciones, las compañías son cada vez más conscientes de que asegurar un acceso rápido y desde cualquier lugar a los documentos no es tanto un gasto, sino una inversión para el negocio.

Alternativas en Digitalización de Documentos

No hay duda de que la gestión documental está de moda y el principal motivo es porque es útil. Porque ahorra espacio, tiempo, a veces de una forma drástica. Todos queremos ahorrar papel, despejar las mesas y armarios y por sobre todo tener acceso a la información de forma rápida y certera, optimizando la capacidad de búsqueda y recuperación de los documentos y contenidos empresariales.

Los trabajadores de oficina suelen consumir entre el 15 y el 35% de su jornada buscando documentos. Incluso en sistemas de archivo en papel bien organizado, encontrar un documento en particular resulta un 90% más lento que a través de herramientas de búsqueda informáticas.

En el último tiempo, son muchas las empresas que se contactan con nosotros porque están pensando implementar un sistema de digitalización de documentos  y les surgen muchas dudas técnicas y “operativas”.

De acurdo a las necesidades y expectativas de cada empresa puede existir un plan de digitalización basado principalmente en dos opciones:

La “opción A”  convertir cada documento en un archivo PDF, ponerle un título descriptivo y guardarlo en el servidor para entregarle, finalmente, un CD o DVD.

La “opción B” es similar, con una diferencia sumamente  importante: los archivos se van a almacenar en un programa de gestión documental (y aquí ofrecemos nuestra solución DigitalDocs).  La información es almacenada en una base de datos para permitir el acceso a distintos sectores autorizados de la organización, así como a los clientes o proveedores, vía Intranet o Internet utilizando un navegador web, o desde un CD/DVD en el cual se encuentran contenidos los documentos digitales, la base de datos y el software de consulta. Además, DigitalDocs incluye el sistema de firmas electrónica  para garantizar la no adulteración y la autentificación de los documentos electrónicos con valor legal.

Tanto para una opción como para la otra, existe la posibilidad de conservar los documentos en un servidor en las instalaciones de la empresa proveedora o en un servidor público (“la nube”) y lograr un acceso a través de Internet. Esta opción tiene algunas ventajas: La empresa no tiene que comprar otro servidor, no se tiene que ocupar de mantenerlo al día ni de posibles averías, pero el principal problema que presenta, es que necesitan un ancho de banda “generoso” para consultar documentos que pueden ser bastante grandes en tamaño.

Importancia de tener una estrategia de Gestión Documental.

La gestión de archivos físicos no solo implica una inversión de RRHH para su operación sino también un costo oculto por la ocupación del espacio.

Hoy en día, cada metro cuadrado ocupado de una oficina en la ciudad de Buenos Aires representa un gasto promedio de u$s 100.- al mes. Si a estas variables les sumamos el tiempo que lleva recuperar eficientemente la información archivada encontramos que  la toma de decisiones efectivas también se ve comprometida por algo que en principio parecía muy simple. 

Mediante DigitalDocs es posible distribuir un documento en menor tiempo del que emplearía para recuperar uno en papel de su archivo interno incluso estando fuera de su oficina ya que cuenta con un avanzado acceso WEB que le permitirá estar siempre cerca de su información durante las 24hs del día.

¿Qué hacer entonces con esa documentación?

Una vez resguardada digitalmente, en función de su utilidad puede optar por dos opciones:

Destruirla: Hoy el mercado ofrece diferentes alternativas con costos muy accesibles para destruir de manera segura la información de nuestra empresa.

Contando con diferentes niveles de privacidad mediante la selección de corte en tiras o partículas y dependiendo del modelo de destructora elegido podrá incluso deshacerse de DVD y tarjetas plásticas.

Archivar externamente: Si existen razones legales o de otra índole que lo exijan, puede optar por enviar su documentación a un espacio de guarda física donde  se custodie y administre mediante parámetros archivísticos adecuados preservando así los originales y quedando a su disposición para eventuales presentaciones formales.

La estrategia de Gestión documental adecuada, comienza con la consultoría, el asesoramiento de expertos es fundamental para la implementación exitosa de cualquier solución.

E-ADMINISTRACIÓN: Otro paso a la oficina sin papel.

Uno de los principales costos (en términos monetarios y de tiempo) que tienen las PyMEs, es la administración de la papelería propia. Facturas, contratos, pedidos, presupuestos, informes, declaraciones juradas, legajos y un sinfín de comprobantes que circulan día a día dentro y fuera de la empresa, acarrean costos y problemas de impresión, distribución, procesamiento, archivo, manutención, pérdidas por deterioro, extravíos, amén  de tener que mantenernos en condiciones por el término de 10 años ante requerimientos de índole legal, impositiva y/o laborales.

¿A quién no le ha pasado aquella intimación de AFIP que pide los comprobantes originales de ventas del año 2003, aquel juicio con tal empleado que reclama por aportes impagos y hay que juntar recibos, declaraciones juradas, etc. para ponerlos como medio de prueba.

Herramientas que permiten migrar hacia la e-administración.

Correo electrónico: ( e-mail o mail) es una de las herramientas tecnológicas más revolucionarias que ha dado la Internet y combinado actualmente con tecnologías de comunicación innovadoras (Wi-Fi, Bluetooth, Smartphone) es posible estar en permanente comunicación con empleados, clientes y proveedores, sin necesidad de recurrir al molesto fax y mucho menos al correo corriente. Así documentos, pedidos, reclamos, memos y otras comunicaciones escritas, circulan digitalmente con eficiencia y rapidez, sin necesidad de gastar papel ni tinta.

Escaneo: otra aplicación tecnológica revolucionaria es el escáner (scanner), que convierte en archivos digitales cualquier documento impreso en papel y permite almacenarlo ahorrando costos de espacio físico y permite su rápida búsqueda por medio de sistemas informáticos; muchas grandes empresas ya digitalizan totalmente su documentación y contribuyen a mejorar su eficiencia y bajar costos de manejo de documentación.

Captura de datos y software de digitalización: Nuestro Software DigitalDocs  permite la captura de datos, que reconocen caracteres, códigos de barras y datos. Al recuperar rápidamente los documentos digitalizados se pueden enviar vía remota a ordenadores distantes, asegurando así agilidad y seguridad en la transmisión de información.

La web: si Ud. dispone de página web, sepa que puede transformar la misma en una tienda virtual de negocios: a través de aplicaciones seguras sus clientes pueden hacer sus pedidos, recibir presupuestos, cerrar operaciones de venta, elegir su forma de pago, etc.  Además al existir tecnologías integrables, permite por ejemplo que a través nuestro Software, DigitalDocs, se puedan recuperar los documentos digitalizados para su consulta directamente desde la web de la empresa.

Software de gestión o ERP:  Aquí lo destacable es que todas las operaciones queden registradas en un solo paso, sin necesidad de duplicar o triplicar la carga de datos, donde no hay superposición de circuitos, donde la información es homogénea y está disponible al momento.

A pesar de que nunca podremos prescindir totalmente de los papeles, la implementación y uso de las tecnologías y recursos mencionados, ayudará en gran medida a la drástica reducción de la burocracia, agilizará el procesamiento de información, facilitará su archivo y mantenimiento, permitirá un mayor control de las operaciones y por sobre todo, contribuirá a bajar costos y mejorar resultados.

La era digital en las Compañías de Seguros

Los avances tecnológicos repercuten en muchas actividades y el negocio asegurador no es la excepción. En materia de digitalización e informatización, las aseguradoras ya están implementando soluciones y los resultados comienzan a hacerse notar.

En la actualidad, Con DigitalDocs el documento se digitaliza en la entrada y el documento virtual es el que continúa ‘viajando’, con lo cual se registra cada acción realizada en la aplicación y se puede ubicar en qué estado del proceso se encuentra, sin necesidad de utilizar el papel.  Estas compañías se encuentran digitalizando los contratos y la facturación de sus proveedores, la documentación de pólizas y siniestros, las facturas de los productores por intermediación y la documentación de medicina preventiva y prevención de la aseguradora de riesgos del trabajo.

Para la mayoría de las compañías de seguros, la inversión en tecnología dejó de ser percibida como un lujo y un gasto para transformarse en una necesidad y una ventaja competitiva. Esa necesidad, que integra el activo intangible de cualquier organización, tiene las siguientes ventajas:

- Reducción de tiempos y costos: la implementación de una estrategia de tecnología implica no sólo un ahorro de tiempo para la aseguradora, a través de la eliminación de pasos y rutinas, sino también para el asegurado, al acercarle un servicio de excelencia que impacta positivamente en su vida cotidiana, como por ejemplo emitir una póliza en tres minutos o contar con la cobertura en tiempo real, en lugar de los treinta días que demora el proceso manual. De la misma manera, la eliminación de papeles en la oficina a través de la automatización de los procesos impacta directamente en ambos aspectos cruciales del negocio.

- Mejora en la calidad del servicio: a través del uso de herramientas tecnológicas, una compañía posee más información de su cliente para brindarle un servicio personalizado. Esto incrementa la eficiencia y la fidelidad y eleva la percepción positiva por parte de sus clientes.

- Optimización de procesos: a través de la tecnología, una compañía de seguros elimina procesos engorrosos y, a la vez, un alto porcentaje de errores.

- Integración de la compañía con el entorno: la integración es una parte vital del negocio que abre las puertas a nuevos mercados, clientes, partners y demás posibilidades de crecimiento global en tiempo récord.

- Ventaja competitiva con respecto a las demás compañías: la evolución en tecnología de última generación implica ganar la “milla de distancia” sobre el resto.

Recibo de sueldo digital, un paso más hacia la oficina sin papel

Recientemente el gobierno nacional dio su visto bueno para la implementación del “recibos de sueldo digital”.

En este sentido, la regulación establece una serie de requisitos para los empleadores que deberán presentar ante la cartera de trabajo requisitos tales como: Fundamentar la petición; especificar el “universo de trabajadores alcanzado por la medida”; y adecuarse a una serie de “protocolos y estándares tecnológicos utilizados para garantizar la seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos bajo estas modalidades”, entre otras.

Además, deberán especificar el “mecanismo de sustitución del soporte papel, con las modalidades de emisión del recibo suscripto por el funcionario autorizado de la empresa y su acuse de recepción por parte del trabajador”.

DigitalDocs reúne las características necesarias para fusionar ambos escenarios, digitalizando el actual archivo de papel e incorporando los nuevos comprobantes electrónicos en un mismo repositorio que permite a los usuarios una consulta integral.

La iniciativa tiende a reducir la cantidad de papel que se emplea al generar estas documentaciones. Los recibos digitales tienen la validez de la empresa, institución u organismo que lo emite y de ahí en más queda a criterio de la persona poseedora imprimirlo o no.

DigitalDocs asegura la integridad de los documentos almacenados mediante el uso de Firmas digitales y permite al empleado recuperar el mismo toda vez que sea necesario tanto para visualizarlo, imprimirlo o distribuirlo electrónicamente.

Despapelización de historias clínicas y gestión electrónica administrativa

Uno de los problemas mas serios que existe en el ámbito hospitalario es el del manejo de la información de los pacientes. Las historias clínicas tradicionales van camino a ser reemplazadas por documentos electrónicos. Si bien cada vez más es factible poder lograr la informatización de todos los procesos asistenciales y administrativos, es necesario un proceso de recuperación y manejo de la información que se encuentra en papel para poder accederla en forma confiable mediante sistemas informáticos.

La migración del uso tradicional del papel al medio electrónico brinda amplias ventajas en la disminución de costos operativos. Garantiza la fácil distribución, la seguridad y la fácil disponibilidad de la información. Acelera la gestión y acorta los procesos de aprobación permitiendo incorporar comentarios asegurando la legitimidad a través del uso de permisos y la firma digital.

OBJETIVOS

El objetivo principal es lograr la gestión y digitalización de los expedientes existentes en el Hospital y Centros de Salud para mejorar la calidad administrativa y disminuir los costos, brindando elementos para una mejor gestión y  mayor disponibilidad de la documentación, al tener la información centralizada, sin afectar la independencia y operatividad y el valor legal de la documentación.

HERRAMIENTA Y METODOLOGÍA

DigitalDocs: 

• Se encarga de realizar la captura y digitalización de documentos. Además define permisos de usuarios, control de los mismos, permiso de accesos, etc. Incluye el sistema de firmas electrónica  para garantizar la no adulteración y la autentificación de los documentos electrónicos con valor legal.
• Un sistema de back y resguardo de la documentación electrónica en DVD

Digitalización: Una tendencia que crece entre las empresas del país.

El resguardo de información crítica y la necesidad de superar lo efímero del papel motoriza la demanda local de servicios de digitalización. Bancos, instituciones financieras y representantes del sector de la salud son algunos de los emprendimientos que ya recurren a estas soluciones .

La necesidad de resguardar información calificada más allá del tradicional soporte en papel, y las ventajas en cuanto a disponibilidad de documentos que permiten las nuevas tecnologías, son los motivos que mejor explican la creciente utilización de servicios de digitalización de datos que ostentan las empresas de la Argentina.

Con relación a los principales clientes, los sectores financiero y bancario encabezan las estadísticas del sector, aunque seguidos muy de cerca por empresas de recursos humanos, obras sociales, y representantes del segmento de la salud.

Nuestra Solución, DigitalDocs, atiende a  compañias de todos los tamaños satisfaciendo sus necesidades de digitalización:

Educación: (Universidades y Colegios)

• Exámenes
• Libros de asistencia
• Información académica, etc

Salud: (Hospitales y Clínicas)

• Fichas médicas
• Historias Clínicas, etc.

Legales: (Estudios de Abogados y Escribanías)

• Expedientes
• Escrituras
• Carpetas de clientes.

Empresas:

• Legajos del personal
• Liquidaciones
• Carpeta de clientes
• Remitos
• Facturas

Estudios Contables

• Libros contables
• Liquidaciones
• Documentos fiscales, etc.

Bancos

• Cheques
• Boletas,
• Fichas, Carpetas de Clientes
• Informes de créditos.
• Seguros
• Contratos
• Pólizas
• liquidaciones, etc

Beneficios de la digitalización de documentos

CONSULTA DOCUMENTAL

-Gran eficiencia en la consulta de documentos (expedientes,

 legajos, formularios, etc,)

-Acceder de manera rápida, optimizando el proceso de

 toma de decisiones.

-Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran

 cantidad de usuarios.

-Incremento en la productividad del personal al disminuir

 horas afectadas a la búsqueda de documentos.

-Evita que se dupliquen las tareas.

ARCHIVO FÍSICO

-Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.

-Reducción de riesgos por pérdida de documentos.

-Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.

-A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente  con el paso del tiempo.

CAMBIO CULTURAL

-Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.

-Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.

SEGURIDAD

-Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.

-Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados. 

Definición del proceso de Digitalización

• Preparación de la documentación
• Digitalización
• Control de calidad
• Indexación y clasificación
• Exportación de la información

Preparación de la documentación

En esta fase se realiza las siguientes operaciones:

• Se considera la situación legal del documento.
• Se extraen los documentos de carpetas o fundas.
• Se expurgan la documentación anexa.
• Se eliminan las grapas, clips u otros elementos extraños.
• Se clasifican por tipología documental.
• Se crean de lotes de trabajo.

Digitalización

El proceso de digitalización consiste en la captura de los documentos que se encuentran en formato papel. Al definir este proceso deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

Conseguir el escáner adecuado para el trabajo, basándose criterios como tipos de documento y requerimientos de proceso. DigitalDos selecciona el hardware adecuado, ya que una selección inadecuada podría llegar a convertir en frustrante el proceso y hacerle perder su valioso tiempo.

Luego se revisará los tipos de documento a digitalizar, los índices a capturar y las necesidades de obtención de los ficheros de salida.

Alguno de los índices puede automatizarse con OCR zonal, reconocimiento de código de barras, consultas de bases de datos externas, etc.

Fiabilidad, disponibilidad de piezas y soporte, calidad de imagen y capacidad de alimentación son factores que DigitalDocs tiene en cuenta al momento de asesorar en la selección de un escáner.

La digitalización por lotes

Se divide principalmente en dos categorías: procesos por lotes automáticos y procesos por lotes manuales. Las dos categorías tienen diferentes criterios y definiciones. Cada una de ellas tiene su espacio en el mundo de la digitalización, y puede complementar a la otra. De hecho, a veces creemos conveniente usar una combinación de ambas para ofrecer la mejor solución de digitalización.

Control de calidad

Una etapa clave del proceso por lotes es su capacidad de proporcionar un control de calidad de los documentos y de los metadatos capturados. Es importante tener en cuenta que, una vez digitalizado el documento, el original ya no va a estar disponible. La imagen electrónica debe por consiguiente ser considerada como algo vital, ya que se convertirá en el documento “original”. El control de calidad se necesita para revisar los documentos digitalizados y así asegurarse de que cumplen el estándar del documento original.

Una puntualización interesante a hacer aquí es que, en la mayor parte de los casos, DigitalDocs logra que la calidad de la imagen digitalizada supere al original, debido a las posibilidades de proceso para mejorar la imagen.

Las características que tiene DigitalDocs para la obtención de un buen modulo de control de calidad son:

* Opciones como añadir, insertar, reemplazar, girar, voltear

   y borrar páginas de un documento.

* Permite la edición de las imágenes, con opciones como

  enderezar, borrar bordes negros, cortar, recortar, cambiar

  la orientación de la página, limpiar puntos negros, etc.

* Admite la revisión de imágenes automática, vistas en

  miniatura, reordenación de páginas y zoom de las

  imágenes.

Este conjunto de características proporcionarán al personal que las empresas asignen para el de control de calidad, la posibilidad de asegurar la fiabilidad de los datos y una buena calidad de las imágenes, asegurando de ese modo un buen documento electrónico, incluso mejor que el “original”.

Una vez digitalizadas las imágenes, hecho el control de calidad y finalizado el proceso de indexación, las imágenes están preparadas para su almacenamiento en el sistema de DigitalDocs. El proceso por lotes definirá el formato de salida del documento y la descripción de su título, facilitando su migración al correspondiente repositorio de datos.

Indexación manual vs proceso automático.

Son los dos modos principales de captura de los datos en el proceso de documentos por lotes. Como ya se ha mencionado, en muchas ocasiones se emplea una combinación de ambas técnicas de indexación, manuales y automáticas.

Definimos normalmente el proceso de indexación manual como aquel que implica el tecleado de los índices por un operador que visualiza una imagen en la pantalla. Este es el método más lento de un proceso por lotes, aunque en algunos casos, este es el único posible.

El proceso automático puede incrementar en gran medida el rendimiento de documentos en el proceso de las imágenes. Cuanto más se pueda automatizar, mejor rendimiento obtendremos. DigitalDocs acelera el proceso automático con el OCR zonal, el reconocimiento de códigos de barras y las consultas de bases de datos externas. Al utilizar alguna de ellas, o todas estas características juntas, se presentan situaciones en las que el proceso de indexación se puede automatizar por completo.


Exportación de la Información
Además de contar con una interfaz para importar/exportar información de los repositorios de imágenes y bases de datos, DigitalDocs cuenta con la posibilidad de generar un DVD con un visualizador portable 100% autónomo que permite búsquedas y consultas de todo tipo sin necesidad de tener la aplicación instalada en la PC. 

Digitalización: Proceso de captura de documentos

Como ya hemos mencionado en notas anteriores, organizar, escanear, indexar y archivar los documentos que se encuentran en formato papel, y hacerlo de un modo rápido y eficiente, se ha convertido en una necesidad en las organizaciones, independientemente de su tamaño, y a su vez en un extraordinario reto. La implementación del software adecuado a esta tarea será quien defina como poder abordarlo de forma efectiva.

Cuesta mucho dinero gestionar los documentos con los que trabajamos a diario. El costo de cada documento podría dividirse en estas cinco funciones primarias: creación, captura, circulación o flujo, almacenamiento y recuperación. El tratamiento efectivo de estas funciones puede ahorrar a su negocio miles de pesos en pérdida de productividad, de espacio de almacenamiento y de eficiencia de su personal.

La captura de la documentación es una parte integral del problema del papel al que debemos enfrentarnos. Con DigitalDocs la captura de documentos se realiza generalmente mediante un dispositivo de entrada llamado escáner, el software que ayuda a clasificar e indexar el papel y una cantidad de espacio en disco para almacenar los nuevos documentos electrónicos.

Superada la captura de documentos, se pueden hacer muchas acciones para automatizar estos procesos. Reconocimiento de códigos de barras, búsquedas en bases de datos externas, proceso de formularios y OCR son métodos avanzados de captura que pueden aumentar en gran medida la productividad. DigitalDocs ayuda a analizar el proceso de captura crítico para poder implementar una solución con éxito.

¿Cómo empezar entonces? Lo primero que se debe hacer es buscar los productos que nos ayuden a resolver el problema. En este sentido, DigitalDocs, proporciona las herramientas necesarias para cumplir con los objetivos marcados porque entendemos que es mucho más importante encontrar un buen colaborador que entienda su problema y que pueda aplicar efectivamente la tecnología disponible, que comprar simplemente hardware y software y esperar a que funcione.

OCR: Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres

OCR (optical carácter recognition), consiste en la identificación automatizada de símbolos o caracteres pertenecientes a un determinado alfabeto, a partir de una imagen recogida mediante la lectura óptica de un texto grabado en un apoyo real.


La tecnología OCR llega hoy en día, tanto a empresas directamente relacionadas con la digitalización y la gestión documental con requerimientos de grandes volúmes de datos, como a la administración pública y a una gran variedad de Pymes.
Esto se debe en parte a la gran versatilidad de campos de aplicación.
Existen sistemas de OCR muy diversos según los tipos de problemas que abordan y las funcionalidades que ofrecen.


Respecto de reconocimiento de caracteres y símbolos propiamente dicho, existe una terminología de empleo extendido en la industris para referirse a cada una de las variantes específicas de sistemas OCR:

• ICR (intelligent carácter recognition) se utiliza para desihnar el reconocimiento de caracteres manuscritos
• OCV (optical Character verification) hace referencia a la verificación de contenidos previamente conocidos.
• OMR (optical mark recognition) designa una funcionalidad de reconocimiento de marca.

DigitalDocs cuenta con plantillas inteligentes que permiten el reconocimiento y captura de datos útiles y su almacenamiento indexado para facilitar la búsqueda de contenidos.
El sistema de OCR no solo identifica caracteres, también puede utilizarse para el reconocimiento de marcas (OMR) y la lectura de códigos de barras en cualquier  formato en 1D y 2D.  A la vez, mediante la identificación de áreas clave, puede autoclasificar una página aplicándole etiquetas.

Almacenamiento de largo plazo

Un formato de archivo de documentos electrónicos a largo plazo debe cumplir con algunos requisitos básicos:

•Debe ser un formato independiente del dispositivo, de manera que el documento pueda ser accedido por cualquier usuario ahora o en el futuro. No sería aceptable que el formato dependiese del sistema operativo, la resolución del dispositivo de visualización, o cualquier otro parámetro cuya evolución futura desconocemos.

•Debe ser un formato autocontenido, de manera que toda la información necesaria para representar el contenido del documento se encuentre en el propio documento, y no sea preciso acceder a contenidos externos que quizá en el futuro no estén disponibles. Un ejemplo común de este punto lo tenemos con las fuentes de texto. Si para representar el documento empleamos las fuentes del sistema, no podemos garantizar que en el futuro el documento se represente de manera fidedigna al no poder asegurar que esas fuentes estén disponibles.

•Autodocumentado, es decir, que toda la información necesaria para localizar el documento, catalogarlo, etc esté contenida en el propio documento, y no almacenada en recursos externos.

•El formato debe impedir las restricciones, de manera que el contenido esté accesible sin protecciones de ningún tipo. La existencia de protecciones, como contraseñas, compromete el acceso futuro a la información.

•El formato debe estar publicado.

Además de estos criterios, partir de un formato que esté ampliamente aceptado por la comunidad garantiza una rápida adopción del mismo.

Para el cumplimiento de lo detallado, es necesario contar con una especificación del formato PDF estándar y que asegure el acceso al documento en el futuro. Debe garantizarse que los documentos serán visualizados de manera consistente y predecible, por mucho tiempo que pase o muchos cambios tecnológicos que haya.

PDF/A es un estándar internacional publicado por ISO que especifica el formato adecuado para la preservación de documentos electrónicos a largo plazo.

Como proceso fundamental en la Gestión Documental, DigitalDocs incorpora este formato en su nueva versión 2.5.-

Características de DigitalDocs

Como hemos desarrollado en la nota anterior, DigitalDocs le permitirá a su organización ahorrar mucho tiempo debido a que integra tecnologías de ultima generación para gestionar los documentos de forma más automatizada. 


¿Cuáles son las caracteristicas y composición de esta herramienta, que hacen que sea una de las mejores soluciones de digitalización del mercado?

Manejo de archivos
-Soporte nativo para más de 30 formatos de imágenes incluyendo TIFF,
BMP,JIF,JPG, PNG, etc.
-Soporte de otros formatos de archivo no nativos utilizando la aplicación que 
originó el documento (por ejemplo: Word para archivos .DOC, Excel para archivos, 
XLS, Adobe Reader para PDFs, etc.)

Digitalización

-Digitalización de páginas individualmente o por lotes.

-Soporte de cualquier fuente de imágenes con controladores Twain 1.9.

-Separación de documentos dentro del lote utilizando plantillas de OCR.

Manejo de Datos

-Soporte de varios tipos de datos: números enteros, con decimales,

alfanuméricos, fechas, booleanos y textos grandes.

-Ingreso rápido de datos repetitivos: Por medio del uso de listas de valores se pueden acceder rápidamente a textos utilizados comúnmente, tales como tipos de documento, abreviaturas, códigos, etc.

Accesibilidad

-Acceso local o remoto vía licencias Web.

-Distribución de información en un formato compacto, conjuntamente con un

visor portátil autoejecutable ideal para grabar en CD/DVD.

Seguridad

-Permisos asignables por cada acción a grupos y/o usuarios a nivel de aplicación.

-Capacidad de asignar permisos globales (crear usuarios, grupos, aplicaciones) y  permisos de aplicación (crear documentos, buscar, editar, agregar páginas, etc.)

 -Permisos de vista, edición y/o eliminación a nivel del documento.

-Controles de acceso: Los datos e imágenes de las aplicaciones son controlados y

verificados por servicios del sistema. Tanto la base de datos como los repositorios

de almacenamiento de páginas nunca son accedidos directamente por las estaciones de trabajo.

-Encriptación de las páginas y aplicaciones exportadas para distribución en CD/DVD

-Registro de eventos del sistema.

Manejo de Imágenes

-Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) directo desde la pantalla, utilizando plantillas de OCR o extrayendo el texto completo de la página (full text).

-Detección automática de páginas digitalizadas y extracción de datos vía OCR.

-Procesamiento de imágenes: quitado de manchas, puntos, líneas, enderezamiento, inversión de texto, remoción de perforaciones, etc.

-Categorización de páginas: Utilizando el motor de OCR y etiquetas con campos adicionales, se pueden identificar páginas individuales dentro de un documento y asignarles una categoría (etiqueta).

-Reconocimiento de marcas (OMR) y posibilidad de interpretación de las mismas utilizando fórmulas.

Interoperabilidad

-Exportación de archivos a un directorio del disco/red o a un cliente Outlook / Outlook Express para envío por correo electrónico.

-Exportación e importación de datos en formato XML para resguardo/restauración dentro de la misma instalación de DigitalDocs o de otra existente. Los datos XML pueden ser importados por utilitarios que soporten este formato para ser analizados (generación de reportes, gráficos, etc.)

-Validación de datos de OCR contra un archivo o base de datos externa (SQLServer nativo u ODBC)

Escalabilidad

-Posibilidad de agregar más módulos a medida que las necesidades crecen.

-Capacidad de distribuir los servicios de acceso a datos e imágenes en distintos equipos para evitar la sobrecarga.

Otros

-Envío de documentos adjuntos por mensajería interna: El sistema permite enviar mensajes entre los usuarios conectados, y cada mensaje puede contener documentos de una aplicación DigitalDocs adjuntos. Quien recibe un mensaje con documentos adjuntos puede abrirlos en su estación de trabajo.

-Licencias de uso combinables según la funcionalidad requerida: Scan (digitalizar), Index (crear y editar documentos), OCR (reconocimiento óptico de caracteres), Admin (acceso al panel para administrar aplicaciones, usuarios, grupos, permisos y el registro de eventos del sistema), Annotations (para agregar anotaciones a las páginas), Web (para acceso remoto) y Full Text (para extraer con OCR el contenido completo de las páginas escaneadas).

-Interfase gráfica de alto contraste, atractiva e intuitiva.