- Preparación de la documentación
- Digitalización
- Control de calidad
- Indexación y clasificación
- Exportación de la información
Preparación de la documentación
En esta fase se realiza las siguientes operaciones:
- Se considera
la situación legal del documento.
- Se extraen
los documentos de carpetas o fundas.
- Se expurgan
la documentación anexa.
- Se eliminan
las grapas, clips u otros elementos extraños.
- Se
clasifican por tipología documental.
- Se crean de
lotes de trabajo.
Digitalización
El proceso de digitalización consiste en la captura de los
documentos que se encuentran en formato papel. Al definir este proceso deben
tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
Conseguir el escáner adecuado para el trabajo, basándose
criterios como tipos de documento y requerimientos de proceso. DigitalDos
selecciona el hardware adecuado, ya que una selección inadecuada podría llegar
a convertir en frustrante el proceso y hacerle perder su valioso tiempo.
Luego se revisará los tipos de documento a digitalizar, los
índices a capturar y las necesidades de obtención de los ficheros de salida.
Alguno de los índices puede automatizarse con OCR zonal,
reconocimiento de código de barras, consultas de bases de datos externas, etc.
Fiabilidad, disponibilidad de piezas y soporte, calidad de
imagen y capacidad de alimentación son factores que DigitalDocs tiene en cuenta
al momento de asesorar en la selección de un escáner.
La digitalización por lotes
Se divide principalmente en dos categorías: procesos por
lotes automáticos y procesos por lotes manuales. Las dos categorías tienen
diferentes criterios y definiciones. Cada una de ellas tiene su espacio en el
mundo de la digitalización, y puede complementar a la otra. De hecho, a veces
creemos conveniente usar una combinación de ambas para ofrecer la mejor
solución de digitalización.
Control de calidad
Una etapa clave del proceso por lotes es su capacidad de
proporcionar un control de calidad de los documentos y de los metadatos
capturados. Es importante tener en cuenta que, una vez digitalizado el
documento, el original ya no va a estar disponible. La imagen electrónica debe
por consiguiente ser considerada como algo vital, ya que se convertirá en el
documento “original”. El control de calidad se necesita para revisar los
documentos digitalizados y así asegurarse de que cumplen el estándar del
documento original.
Una puntualización interesante a hacer aquí es que, en la
mayor parte de los casos, DigitalDocs logra que la calidad de la imagen
digitalizada supere al original, debido a las posibilidades de proceso para
mejorar la imagen.
Las características que tiene DigitalDocs para la obtención
de un buen modulo de control de calidad son:
* Opciones
como añadir, insertar, reemplazar, girar, voltear
y borrar páginas de un
documento.
* Permite la
edición de las imágenes, con opciones como
enderezar, borrar bordes negros,
cortar, recortar, cambiar
la orientación de la página, limpiar puntos negros,
etc.
* Admite la
revisión de imágenes automática, vistas en
miniatura, reordenación de páginas y
zoom de las
imágenes.
Este conjunto de características proporcionarán al personal
que las empresas asignen para el de control de calidad, la posibilidad de
asegurar la fiabilidad de los datos y una buena calidad de las imágenes,
asegurando de ese modo un buen documento electrónico, incluso mejor que el
“original”.
Una vez digitalizadas las imágenes, hecho el control de
calidad y finalizado el proceso de indexación, las imágenes están preparadas
para su almacenamiento en el sistema de DigitalDocs. El proceso por lotes
definirá el formato de salida del documento y la descripción de su título,
facilitando su migración al correspondiente repositorio de datos.
Indexación manual vs proceso automático.
Son los dos modos principales de captura de los datos en el
proceso de documentos por lotes. Como ya se ha mencionado, en muchas ocasiones
se emplea una combinación de ambas técnicas de indexación, manuales y
automáticas.
Definimos normalmente el proceso de indexación manual como aquel
que implica el tecleado de los índices por un operador que visualiza una imagen
en la pantalla. Este es el método más lento de un proceso por lotes, aunque en
algunos casos, este es el único posible.
El proceso automático puede incrementar en gran medida el
rendimiento de documentos en el proceso de las imágenes. Cuanto más se pueda
automatizar, mejor rendimiento obtendremos. DigitalDocs acelera el proceso
automático con el OCR zonal, el reconocimiento de códigos de barras y las
consultas de bases de datos externas. Al utilizar alguna de ellas, o todas
estas características juntas, se presentan situaciones en las que el proceso de
indexación se puede automatizar por completo.
Exportación de la Información
Además de contar con una interfaz para
importar/exportar información de los repositorios de imágenes y bases de datos, DigitalDocs cuenta con la posibilidad de generar un DVD con un visualizador
portable 100% autónomo que permite búsquedas y consultas de todo tipo sin
necesidad de tener la aplicación instalada en la PC.
