La documentación en
papel le cuesta mucho dinero a su empresa. Esto incluye el precio de comprarla,
el costo de almacenarla, la tarifa horaria que paga a sus empleados mientras la
buscan, y el costo del tiempo que se tarda en triturarla. Además, la
acumulación de papel reduce considerablemente su eficiencia.
Se mueve despacio por la
oficina, a la rapidez máxima con que alguien pueda llevarla. Cada persona
participante en el proceso debe esperar su turno para leerla. Controlar el
acceso a información sensible es casi imposible una vez que un documento sale
de un archivador. No obstante, lo peor de todo es que puede perderse
fácilmente, lo que puede ser un problema grave en términos de conformidad
legal.
“Una oficina sin papel
puede ser una meta no realista para muchos, pero sí es posible conseguir un
entorno eficiente en la gestión de los documentos físicos. En nuestra
experiencia, recomendamos a las empresas no precipitarse a una estrategia para
digitalizar todo, sino que se centren en entender cómo usan la información y
que luego digitalicen los documentos a los cuales han de acceder más
frecuentemente. Las empresas tienen que reducir el problema y concentrarse en
sus documentos más importantes, como lo son los relativos a información
corporativa, datos de clientes e inteligencia empresarial.
DigitalDocs le permite
poder efectuar este cambio cultural en el uso del papel de una forma natural,
mostrándole automáticamente los beneficios de costos, tiempo y recursos
aplicados en cada proceso desde su instalación.
Si bien DigitalDocs
puede gestionar el almacenamiento de cualquier tipo de archivo, tales como
Adobe PDF, Microsoft Word DOC, Windows Media Placer WMA, etc., su potencial
radica en que le permite convertir los documentos en papel en una imagen fiel
digital del mismo, dejando de lado el tedioso manejo y traslado de la
documentación.
Los módulos de captura
de impresión y formularios sobreimpresos completan el circulo permitiendo
"imprimir" sin papel sus emails, comprobantes online o cualquier otro
documento que respalde sus gestiones incorporándolo directamente en sistema con
la misma facilidad que antes lo enviaba a su impresora.
