Digitalización: Proceso de captura de documentos

Como ya hemos mencionado en notas anteriores, organizar, escanear, indexar y archivar los documentos que se encuentran en formato papel, y hacerlo de un modo rápido y eficiente, se ha convertido en una necesidad en las organizaciones, independientemente de su tamaño, y a su vez en un extraordinario reto. La implementación del software adecuado a esta tarea será quien defina como poder abordarlo de forma efectiva.

Cuesta mucho dinero gestionar los documentos con los que trabajamos a diario. El costo de cada documento podría dividirse en estas cinco funciones primarias: creación, captura, circulación o flujo, almacenamiento y recuperación. El tratamiento efectivo de estas funciones puede ahorrar a su negocio miles de pesos en pérdida de productividad, de espacio de almacenamiento y de eficiencia de su personal.

La captura de la documentación es una parte integral del problema del papel al que debemos enfrentarnos. Con DigitalDocs la captura de documentos se realiza generalmente mediante un dispositivo de entrada llamado escáner, el software que ayuda a clasificar e indexar el papel y una cantidad de espacio en disco para almacenar los nuevos documentos electrónicos.

Superada la captura de documentos, se pueden hacer muchas acciones para automatizar estos procesos. Reconocimiento de códigos de barras, búsquedas en bases de datos externas, proceso de formularios y OCR son métodos avanzados de captura que pueden aumentar en gran medida la productividad. DigitalDocs ayuda a analizar el proceso de captura crítico para poder implementar una solución con éxito.

¿Cómo empezar entonces? Lo primero que se debe hacer es buscar los productos que nos ayuden a resolver el problema. En este sentido, DigitalDocs, proporciona las herramientas necesarias para cumplir con los objetivos marcados porque entendemos que es mucho más importante encontrar un buen colaborador que entienda su problema y que pueda aplicar efectivamente la tecnología disponible, que comprar simplemente hardware y software y esperar a que funcione.

OCR: Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres

OCR (optical carácter recognition), consiste en la identificación automatizada de símbolos o caracteres pertenecientes a un determinado alfabeto, a partir de una imagen recogida mediante la lectura óptica de un texto grabado en un apoyo real.


La tecnología OCR llega hoy en día, tanto a empresas directamente relacionadas con la digitalización y la gestión documental con requerimientos de grandes volúmes de datos, como a la administración pública y a una gran variedad de Pymes.
Esto se debe en parte a la gran versatilidad de campos de aplicación.
Existen sistemas de OCR muy diversos según los tipos de problemas que abordan y las funcionalidades que ofrecen.


Respecto de reconocimiento de caracteres y símbolos propiamente dicho, existe una terminología de empleo extendido en la industris para referirse a cada una de las variantes específicas de sistemas OCR:

• ICR (intelligent carácter recognition) se utiliza para desihnar el reconocimiento de caracteres manuscritos
• OCV (optical Character verification) hace referencia a la verificación de contenidos previamente conocidos.
• OMR (optical mark recognition) designa una funcionalidad de reconocimiento de marca.

DigitalDocs cuenta con plantillas inteligentes que permiten el reconocimiento y captura de datos útiles y su almacenamiento indexado para facilitar la búsqueda de contenidos.
El sistema de OCR no solo identifica caracteres, también puede utilizarse para el reconocimiento de marcas (OMR) y la lectura de códigos de barras en cualquier  formato en 1D y 2D.  A la vez, mediante la identificación de áreas clave, puede autoclasificar una página aplicándole etiquetas.

Almacenamiento de largo plazo

Un formato de archivo de documentos electrónicos a largo plazo debe cumplir con algunos requisitos básicos:

•Debe ser un formato independiente del dispositivo, de manera que el documento pueda ser accedido por cualquier usuario ahora o en el futuro. No sería aceptable que el formato dependiese del sistema operativo, la resolución del dispositivo de visualización, o cualquier otro parámetro cuya evolución futura desconocemos.

•Debe ser un formato autocontenido, de manera que toda la información necesaria para representar el contenido del documento se encuentre en el propio documento, y no sea preciso acceder a contenidos externos que quizá en el futuro no estén disponibles. Un ejemplo común de este punto lo tenemos con las fuentes de texto. Si para representar el documento empleamos las fuentes del sistema, no podemos garantizar que en el futuro el documento se represente de manera fidedigna al no poder asegurar que esas fuentes estén disponibles.

•Autodocumentado, es decir, que toda la información necesaria para localizar el documento, catalogarlo, etc esté contenida en el propio documento, y no almacenada en recursos externos.

•El formato debe impedir las restricciones, de manera que el contenido esté accesible sin protecciones de ningún tipo. La existencia de protecciones, como contraseñas, compromete el acceso futuro a la información.

•El formato debe estar publicado.

Además de estos criterios, partir de un formato que esté ampliamente aceptado por la comunidad garantiza una rápida adopción del mismo.

Para el cumplimiento de lo detallado, es necesario contar con una especificación del formato PDF estándar y que asegure el acceso al documento en el futuro. Debe garantizarse que los documentos serán visualizados de manera consistente y predecible, por mucho tiempo que pase o muchos cambios tecnológicos que haya.

PDF/A es un estándar internacional publicado por ISO que especifica el formato adecuado para la preservación de documentos electrónicos a largo plazo.

Como proceso fundamental en la Gestión Documental, DigitalDocs incorpora este formato en su nueva versión 2.5.-

Características de DigitalDocs

Como hemos desarrollado en la nota anterior, DigitalDocs le permitirá a su organización ahorrar mucho tiempo debido a que integra tecnologías de ultima generación para gestionar los documentos de forma más automatizada. 


¿Cuáles son las caracteristicas y composición de esta herramienta, que hacen que sea una de las mejores soluciones de digitalización del mercado?

Manejo de archivos
-Soporte nativo para más de 30 formatos de imágenes incluyendo TIFF,
BMP,JIF,JPG, PNG, etc.
-Soporte de otros formatos de archivo no nativos utilizando la aplicación que 
originó el documento (por ejemplo: Word para archivos .DOC, Excel para archivos, 
XLS, Adobe Reader para PDFs, etc.)

Digitalización

-Digitalización de páginas individualmente o por lotes.

-Soporte de cualquier fuente de imágenes con controladores Twain 1.9.

-Separación de documentos dentro del lote utilizando plantillas de OCR.

Manejo de Datos

-Soporte de varios tipos de datos: números enteros, con decimales,

alfanuméricos, fechas, booleanos y textos grandes.

-Ingreso rápido de datos repetitivos: Por medio del uso de listas de valores se pueden acceder rápidamente a textos utilizados comúnmente, tales como tipos de documento, abreviaturas, códigos, etc.

Accesibilidad

-Acceso local o remoto vía licencias Web.

-Distribución de información en un formato compacto, conjuntamente con un

visor portátil autoejecutable ideal para grabar en CD/DVD.

Seguridad

-Permisos asignables por cada acción a grupos y/o usuarios a nivel de aplicación.

-Capacidad de asignar permisos globales (crear usuarios, grupos, aplicaciones) y  permisos de aplicación (crear documentos, buscar, editar, agregar páginas, etc.)

 -Permisos de vista, edición y/o eliminación a nivel del documento.

-Controles de acceso: Los datos e imágenes de las aplicaciones son controlados y

verificados por servicios del sistema. Tanto la base de datos como los repositorios

de almacenamiento de páginas nunca son accedidos directamente por las estaciones de trabajo.

-Encriptación de las páginas y aplicaciones exportadas para distribución en CD/DVD

-Registro de eventos del sistema.

Manejo de Imágenes

-Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) directo desde la pantalla, utilizando plantillas de OCR o extrayendo el texto completo de la página (full text).

-Detección automática de páginas digitalizadas y extracción de datos vía OCR.

-Procesamiento de imágenes: quitado de manchas, puntos, líneas, enderezamiento, inversión de texto, remoción de perforaciones, etc.

-Categorización de páginas: Utilizando el motor de OCR y etiquetas con campos adicionales, se pueden identificar páginas individuales dentro de un documento y asignarles una categoría (etiqueta).

-Reconocimiento de marcas (OMR) y posibilidad de interpretación de las mismas utilizando fórmulas.

Interoperabilidad

-Exportación de archivos a un directorio del disco/red o a un cliente Outlook / Outlook Express para envío por correo electrónico.

-Exportación e importación de datos en formato XML para resguardo/restauración dentro de la misma instalación de DigitalDocs o de otra existente. Los datos XML pueden ser importados por utilitarios que soporten este formato para ser analizados (generación de reportes, gráficos, etc.)

-Validación de datos de OCR contra un archivo o base de datos externa (SQLServer nativo u ODBC)

Escalabilidad

-Posibilidad de agregar más módulos a medida que las necesidades crecen.

-Capacidad de distribuir los servicios de acceso a datos e imágenes en distintos equipos para evitar la sobrecarga.

Otros

-Envío de documentos adjuntos por mensajería interna: El sistema permite enviar mensajes entre los usuarios conectados, y cada mensaje puede contener documentos de una aplicación DigitalDocs adjuntos. Quien recibe un mensaje con documentos adjuntos puede abrirlos en su estación de trabajo.

-Licencias de uso combinables según la funcionalidad requerida: Scan (digitalizar), Index (crear y editar documentos), OCR (reconocimiento óptico de caracteres), Admin (acceso al panel para administrar aplicaciones, usuarios, grupos, permisos y el registro de eventos del sistema), Annotations (para agregar anotaciones a las páginas), Web (para acceso remoto) y Full Text (para extraer con OCR el contenido completo de las páginas escaneadas).

-Interfase gráfica de alto contraste, atractiva e intuitiva.

DigitalDocs: Digitalización de Documentos

Las organizaciones continúan siendo afectadas con más documentos de los que pueden procesar eficientemente durante su operatoria diaria: faxes, catálogos, correos electrónicos, facturas, informes, manuales, órdenes de compra, pedidos, etc. . No encontrar un documento necesario para la realización o confirmación de un negocio, para preparar una presentación o para dar respuesta a un cliente, puede significar pérdidas enormes de tiempo para obtener el resultado deseado.

Es así como el manejo de toda esta gran cantidad de información se convierte en uno de los mayores desafíos que se presentan hoy en día.

La solución DigitalDocs, permite convertir los documentos en papel en una imagen digital del mismo, dejando de lado el tedioso manejo y traslado de la documentación. La información es almacenada en una base de datos para permitir el acceso a distintos sectores autorizados de la organización, así como a los clientes o proveedores, vía Intranet o Internet utilizando un navegador web, o desde un CD/DVD en el cual se encuentran contenidos los documentos digitales, la base de datos y el software de consulta.

VENTAJAS DE DIGITALDOCS

• Permite digitalizar y almacenar la documentación de su organización de una manera fácil, flexible y segura a un costo competitivo.
• Aumenta la velocidad de almacenamiento utilizando la tecnología de OCR
• Mejora el nivel de confiabilidad en la entrada de datos
• Protege  su  información
• Totalmente integrable con otras aplicaciones (ERP, Workflow, CRM, etc.)
• Modular y escalable
• Versiones en Castellano, Portugués e Inglés

Gestión Documental- Sus orígenes en el entorno empresarial

Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia.

La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados

Para cualquier organización la gestión documental es un gran reto, que tarde o temprano tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones  obsoletas y poco actualizadas. Es un reto difícil,  ya que es necesario  realizar tareas como auditoria de información y gestión electrónica de documentos, entre otras, para lo cual muy pocas personas están capacitadas

Para implementar la gestión documental dentro de cualquier empresa  es necesario contar con un planeamiento que nos permita lograr la transición sin mayores dificultades, para los empleados, y para la organización.

Qué importancia tiene la gestión documental para las PyMES?

La gestión documental mejora en primer lugar la productividad y eficacia de la labor administrativa de cada empresa, sin olvidarnos de que mejora altamente la seguridad, gracias a propiciar un correcto manejo de nuestro archivo, y optimiza el rendimiento de dicha organización.

Coordinación y organización

La coordinación del trabajo y del equipo es posiblemente la cualidad más importante de una organización, ya que es la que propicia que las diferentes dinámicas inherentes a dicha entidad se desenvuelvan de la mejor manera posible y fluyan cada día de la manera más natural y eficiente posible.

Herramientas como la digitalización de archivos, la destrucción de documentos obsoletos y la gestión documental pertenecen a esta categoría de elementos fomentadores de la coordinación de todo entorno organizado.

Equilibrio y viabilidad

No cabe duda de que las pymes se encuentran sumidas en un futuro incierto en el que necesitan más que nunca una estabilidad organizacional que les aporte confianza y seguridad interna para poder afrontar los retos del mercado. Es ahí donde la gestión documental tiene mucho que ofrecer.

Menos errores, mayor rendimiento

Finalmente, otro aspecto en donde la implementación de la gestión documental puede significar un aumento en la productividd, se relaciona con la disminución de errores. En un archivo desorganizado y con un espacio físico limitado, es sencillo que se produzcan graves errores y traspapeleos.

La voluntad de servicio de los empleados se ve desgastada con facilidad ante un escenario de trabajo de este tipo. En contraste, gracias a la digitalización de archivos y la gestión documental, el ambiente de trabajo de una oficina se verá optimizado a fuerza de simplificación, mayor organización y transparencia operativa.

Dentro de una organización  DigitalDocs, no sólo logra alcanzar lo detallado anteriormente sino que también ayuda a administrar y recuperar la información de forma precisa, veloz, y desde varios puntos simultáneamente; acortando los tiempos de búsqueda, brindando seguridad y eficiencia en la gestión de la documentación.

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La Digitalización y las Empresas

La gestión comercial y administrativa en las empresas puede ser muy demandante. La documentación abunda y las búsquedas y consultas ante cualquier reclamo pueden ser tediosas.

Las necesidades de digitalización pueden variar según la industria, rubro y sector de la economía:

*Educación: (Universidades y Colegios)

Exámenes, Libros de asistencia, información académica.

*Salud: (Hospitales y Clínicas)

Fichas médicas, Historias Clínicas, etc.

*Legales: (Estudios de Abogados y Escribanías)

Expedientes,  Escrituras, carpetas de clientes.

*Empresas

Legajos, liquidaciones, carpeta de clientes, remitos, facturas

*Estudios Contables

Libros contables, liquidaciones, documentos fiscales, etc.

*Bancos

Cheques, boletas, fichas, Carpetas de Clientes, Informes de créditos.

*Seguros

Contratos, Pólizas, liquidaciones, etc

Todos buscan un objetivo común: hacer más eficiente la operatoria través de la digitalización de documentos y de la administración digital. Por lo general se caracterizan por tener un gran volumen de documentación en papeles, formularios, solicitudes o expedientes, con procesos de consulta diarios que exigen el aporte de recursos económicos, recursos humanos, riesgo de pérdida y espacio físico para archivo.

DIGITALDOCS

El software DigitalDocs, es una herramienta que busca hacer más eficiente la operatoria a través de la digitalización de documentos y la administración online de procesos.

La solución que ofrece respecto de digitalización de documentos permite convertir los documentos en papel en una imagen fiel digital del mismo, dejando de lado el tedioso manejo y traslado de la documentación. La información es almacenada en una base de datos para permitir el acceso a distintos sectores autorizados de la organización, así como a los clientes o proveedores, vía Intranet o Internet utilizando un navegador web, o desde un CD/DVD-ROM en el cual se encuentran contenidos los documentos digitales, la base de datos y el software de consulta. 

En DigitalDocs pueden convivir múltiples aplicaciones, el administrador de sistemas cuenta con herramientas de control de acceso por usuarios o grupos de usuarios protegiendo así la seguridad de la información.

También cuenta con Plantillas inteligentes que permiten el reconocimiento y captura de datos útiles y su almacenamiento indexado para facilitar la búsqueda de contenidos.

El sistema de OCR no solo identifica caracteres, también puede utilizarse para el reconocimiento de marcas (OMR) y la lectura de códigos de barras.

Podes conocer más acerca de esta solución ingresando a www.digitaldocs.com.ar

Importancia de una buena Gestión Documental

Digitalización y Administración de Documentos

En base a ciertos de estudios se sabe que un 70% de la información mundialmente disponible está impresa, un 20% son documentos electrónicos y el 10% restante son bases de datos, por lo que, en resumen, un 90% es información no estructurada y tan sólo un 10% es información estructurada. El problema real es entonces cómo efectuar el procesamiento para lograr la clasificación de dichos contenidos no estructurados de forma rápida, eficiente y económicamente conveniente, con el objetivo de permitir la recuperación de la información. Muchas veces la administración de esta información es subestimada, ocasionando pérdidas invaluables de oportunidades, al mismo tiempo que las organizaciones continúan siendo afectadas con más documentos de los que pueden procesar eficientemente durante su operatoria diaria: faxes, catálogos, correos electrónicos, facturas, informes, manuales, órdenes de compra, pedidos, etc. Es así como el manejo de toda esta gran cantidad de información se convierte en uno de los mayores desafíos que se presentan en las organizaciones hoy en día.

Vivimos en un mundo globalizado, altamente competitivo, en donde la información ha tomado un valor esencial en todas las empresas. Cuanto mejor se administre y más fácil sea el acceso a la misma, mejor será el proceso de Toma de Decisiones, incrementando la rentabilidad y la satisfacción de los clientes.

La gestión de los documentos  se ha convertido en una necesidad pero también en un problema para las organizaciones, debido a su erogación de gastos locales y de almacenes como también de infraestructura que tienen a garantizar el estado de conservación, la búsqueda de la documentación, entre otros gastos.

El papel, durante años, ha sido el motivo de muchas de las ineficiencias de las empresas.

En la búsqueda de tener mejores procesos y hacerlos más eficientes, surgen dos instancias indispensables, la     Digitalización de Documentos y la Administración Documental.

En cuanto a los beneficios que trae aparejado

 -Trabajar en una organización sin papeles.

- Disminuir en costos de impresión, copiado, distribución y publicación de documentos.

- Disminuir el costo de almacenamiento y traslado de documentos

- Acceder a la información de manera simultánea desde diferentes lugares

- Acceder de manera rápida, segura y protegida a la documentación.

- Evitar el deterioro de la documentación original en papel.

- Sistematizar y automatizar los procesos.

- Reducir los tiempos de respuestas a clientes internos, externos, auditorías y entes de fiscalización y control.

- Mayor productividad del personal.

Quiénes somos?

Antes de comenzar a publicar notas de interes para el mundo IT, nos presentamos:

M200 S.A., es compañía Argentina que desde hace 10 años trabaja intensamente integrando tecnologías. Mediante su servicio  de consultoría ofrece soluciones a la medida de la necesidad y estructura de cada organización, optimizando su inversión en cada etapa. 

Brindamos soporte total en las actividades que hacen al ciclo de vida del Documento dentro de una organización.

Diseño, Generación, Digitalización, Impresión, Distribución Electrónica, Captura, Almacenamiento, Consulta, Control y Destrucción de Documentos, son solo algunos de los procesos que realizan nuestros clientes de un modo intuitivo a través de nuestros sistemas y equipamiento especializado.

VALORES M200

Basados en:

-Vocación por el Servicio y la Capacitación Permanente.

·      -Compromiso con la mejora continua de todos nuestros procesos.

·      -Trabajo en Equipo como eje de su desarrollo.

Resultan en:

·      -Confiabilidad: Agilidad y Solvencia en respuesta-solución a las necesidades de sus clientes.

-Creatividad y Flexibilidad para resolver los desafíos que proponen clientes y  mercado