E-ADMINISTRACIÓN: Otro paso a la oficina sin papel.

Uno de los principales costos (en términos monetarios y de tiempo) que tienen las PyMEs, es la administración de la papelería propia. Facturas, contratos, pedidos, presupuestos, informes, declaraciones juradas, legajos y un sinfín de comprobantes que circulan día a día dentro y fuera de la empresa, acarrean costos y problemas de impresión, distribución, procesamiento, archivo, manutención, pérdidas por deterioro, extravíos, amén  de tener que mantenernos en condiciones por el término de 10 años ante requerimientos de índole legal, impositiva y/o laborales.

¿A quién no le ha pasado aquella intimación de AFIP que pide los comprobantes originales de ventas del año 2003, aquel juicio con tal empleado que reclama por aportes impagos y hay que juntar recibos, declaraciones juradas, etc. para ponerlos como medio de prueba.

Herramientas que permiten migrar hacia la e-administración.

Correo electrónico: ( e-mail o mail) es una de las herramientas tecnológicas más revolucionarias que ha dado la Internet y combinado actualmente con tecnologías de comunicación innovadoras (Wi-Fi, Bluetooth, Smartphone) es posible estar en permanente comunicación con empleados, clientes y proveedores, sin necesidad de recurrir al molesto fax y mucho menos al correo corriente. Así documentos, pedidos, reclamos, memos y otras comunicaciones escritas, circulan digitalmente con eficiencia y rapidez, sin necesidad de gastar papel ni tinta.

Escaneo: otra aplicación tecnológica revolucionaria es el escáner (scanner), que convierte en archivos digitales cualquier documento impreso en papel y permite almacenarlo ahorrando costos de espacio físico y permite su rápida búsqueda por medio de sistemas informáticos; muchas grandes empresas ya digitalizan totalmente su documentación y contribuyen a mejorar su eficiencia y bajar costos de manejo de documentación.

Captura de datos y software de digitalización: Nuestro Software DigitalDocs  permite la captura de datos, que reconocen caracteres, códigos de barras y datos. Al recuperar rápidamente los documentos digitalizados se pueden enviar vía remota a ordenadores distantes, asegurando así agilidad y seguridad en la transmisión de información.

La web: si Ud. dispone de página web, sepa que puede transformar la misma en una tienda virtual de negocios: a través de aplicaciones seguras sus clientes pueden hacer sus pedidos, recibir presupuestos, cerrar operaciones de venta, elegir su forma de pago, etc.  Además al existir tecnologías integrables, permite por ejemplo que a través nuestro Software, DigitalDocs, se puedan recuperar los documentos digitalizados para su consulta directamente desde la web de la empresa.

Software de gestión o ERP:  Aquí lo destacable es que todas las operaciones queden registradas en un solo paso, sin necesidad de duplicar o triplicar la carga de datos, donde no hay superposición de circuitos, donde la información es homogénea y está disponible al momento.

A pesar de que nunca podremos prescindir totalmente de los papeles, la implementación y uso de las tecnologías y recursos mencionados, ayudará en gran medida a la drástica reducción de la burocracia, agilizará el procesamiento de información, facilitará su archivo y mantenimiento, permitirá un mayor control de las operaciones y por sobre todo, contribuirá a bajar costos y mejorar resultados.

La era digital en las Compañías de Seguros

Los avances tecnológicos repercuten en muchas actividades y el negocio asegurador no es la excepción. En materia de digitalización e informatización, las aseguradoras ya están implementando soluciones y los resultados comienzan a hacerse notar.

En la actualidad, Con DigitalDocs el documento se digitaliza en la entrada y el documento virtual es el que continúa ‘viajando’, con lo cual se registra cada acción realizada en la aplicación y se puede ubicar en qué estado del proceso se encuentra, sin necesidad de utilizar el papel.  Estas compañías se encuentran digitalizando los contratos y la facturación de sus proveedores, la documentación de pólizas y siniestros, las facturas de los productores por intermediación y la documentación de medicina preventiva y prevención de la aseguradora de riesgos del trabajo.

Para la mayoría de las compañías de seguros, la inversión en tecnología dejó de ser percibida como un lujo y un gasto para transformarse en una necesidad y una ventaja competitiva. Esa necesidad, que integra el activo intangible de cualquier organización, tiene las siguientes ventajas:

- Reducción de tiempos y costos: la implementación de una estrategia de tecnología implica no sólo un ahorro de tiempo para la aseguradora, a través de la eliminación de pasos y rutinas, sino también para el asegurado, al acercarle un servicio de excelencia que impacta positivamente en su vida cotidiana, como por ejemplo emitir una póliza en tres minutos o contar con la cobertura en tiempo real, en lugar de los treinta días que demora el proceso manual. De la misma manera, la eliminación de papeles en la oficina a través de la automatización de los procesos impacta directamente en ambos aspectos cruciales del negocio.

- Mejora en la calidad del servicio: a través del uso de herramientas tecnológicas, una compañía posee más información de su cliente para brindarle un servicio personalizado. Esto incrementa la eficiencia y la fidelidad y eleva la percepción positiva por parte de sus clientes.

- Optimización de procesos: a través de la tecnología, una compañía de seguros elimina procesos engorrosos y, a la vez, un alto porcentaje de errores.

- Integración de la compañía con el entorno: la integración es una parte vital del negocio que abre las puertas a nuevos mercados, clientes, partners y demás posibilidades de crecimiento global en tiempo récord.

- Ventaja competitiva con respecto a las demás compañías: la evolución en tecnología de última generación implica ganar la “milla de distancia” sobre el resto.

Recibo de sueldo digital, un paso más hacia la oficina sin papel

Recientemente el gobierno nacional dio su visto bueno para la implementación del “recibos de sueldo digital”.

En este sentido, la regulación establece una serie de requisitos para los empleadores que deberán presentar ante la cartera de trabajo requisitos tales como: Fundamentar la petición; especificar el “universo de trabajadores alcanzado por la medida”; y adecuarse a una serie de “protocolos y estándares tecnológicos utilizados para garantizar la seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos bajo estas modalidades”, entre otras.

Además, deberán especificar el “mecanismo de sustitución del soporte papel, con las modalidades de emisión del recibo suscripto por el funcionario autorizado de la empresa y su acuse de recepción por parte del trabajador”.

DigitalDocs reúne las características necesarias para fusionar ambos escenarios, digitalizando el actual archivo de papel e incorporando los nuevos comprobantes electrónicos en un mismo repositorio que permite a los usuarios una consulta integral.

La iniciativa tiende a reducir la cantidad de papel que se emplea al generar estas documentaciones. Los recibos digitales tienen la validez de la empresa, institución u organismo que lo emite y de ahí en más queda a criterio de la persona poseedora imprimirlo o no.

DigitalDocs asegura la integridad de los documentos almacenados mediante el uso de Firmas digitales y permite al empleado recuperar el mismo toda vez que sea necesario tanto para visualizarlo, imprimirlo o distribuirlo electrónicamente.