La captura de Documentos tiene su
importancia por el recorrido que va a tener en los próximos años, en la medida
en que la información vaya creciendo de forma exponencial. Más allá del formato
de los documentos, ya sea información en papel o en digital, no se vislumbra
una tendencia a reducirse, muy al contrario, se prevé que aumente de forma
exponencial, ocasionando en las empresas un cuello de botella de exceso de
información.
Según el nuevo informe de IDC, “As the
Economy Contracts, the Digital Universe Expands”, la cantidad de información
digital creada en 2008 creció un 3% más rápido, 16 millones de Gigabytes,
comparado con las anteriores previsiones de IDC. También se espera que el Universo
Digital duplique su tamaño cada 18 meses.
Este exceso de información dificulta el tratamiento y procesado de los documentos, que deben ser analizados de forma manual en muchos casos para luego ser “enrutados” por los departamentos correspondientes de las empresas que necesitan el documento. Este cuello de botella está siendo tratado de raíz por los sistemas software de captura de documentos.
Capturar documentos es ponerlos dentro de un repositorio en su versión digital partan o no estos de una versión original en papel.
DigitalDocs cuenta con plantillas inteligentes que permiten el reconocimiento y captura de datos útiles y su almacenamiento indexado para facilitar la búsqueda de contenidos. El sistema OCR no sólo identifica caracteres , sino que también puede utilizarse para el reconocimiento de marcas (OMR) y la lectura de códigos de barras en cualquier formato, 1D y 2D. a la vez, mediante la identificación de áreas clave, puede autoclasificar una página aplicándole etiquetas.
A través de DigitalDocs, la información es almacenada en una base de datos para permitir el acceso a distintos sectores autorizados de la organización, así como a los clientes o proveedores, vía intranet o internet utilizando un navegador web, o desde un CD/DVD en el cual se encuentran contenidos los documentos digitales, la base de datos y el software de consulta.
