A principios de la década del 90, con el boom de
internet, el sueño de la oficina completamente computarizada y sin papeles
parecía estar más cerca que nunca. Sin embargo, las estadísticas muestran que, aún hoy en día, el 90% de la información
se encuentra en soporte de papel y que, paradójicamente, mientras el empleo del
e-mail y de los documentos digitales es cada vez más cotidiano, el consumo de
papel crece un 20% cada año.
Aunque de acuerdo a estos datos la “oficina sin
papeles” parece sólo una ilusión; poniendo en funcionamiento las prácticas
adecuadas, las empresas pueden aspirar a disminuir su consumo, lo cual, además
de representar un aporte a la reducción del impacto ambiental, puede generar
importantes beneficios económicos.
Uno de los principales recursos reside en
convertir los procesos que tradicionalmente se soportan en papel y que forman
parte, en gran medida, de las tareas administrativas y contables de una
organización (facturas, presupuestos, contratos, memos, informes, etc) en formatos
digitales
Además, el rápido aumento de la cantidad de
documentos que se producen, se reciben y se almacenan en las organizaciones
hace necesaria la búsqueda de soluciones para una adecuada gestión de la
información que permita contar con un sistema organizado para recuperar los
datos en forma rápida y ágil utilizando la tecnología.
Sistema de gestión electrónica de Documentos:
“DigitalDocs”
En la actualidad, muchas organizaciones han
comenzado a manejar grandes volúmenes de registros corporativos que incluyen,
además de los tradicionales mensajes de correo electrónico, los documentos
adjuntos a estos, documentos creados con un procesador de texto, hojas de
cálculo, etc.
De esta forma, el concepto de sistema para la
gestión de archivos se ve asociado al uso efectivo, la reutilización y también
la disponibilidad de la información en formato digital, cuestión vital para la
empresa.
DigitalDocs es un software que permite guardar
toda la documentación de una empresa, por un lado la que procede de los
archivos físicos en papel- previamente digitalizados- y por otro, la que se
encuentra contenida en archivos digitales. La herramienta permite crear una
serie de estructuras clasificatorias para organizar la información según las
necesidades propias de cada empresa y facilita su localización en forma precisa
e inmediata.
Mediante DigitalDocs es posible distribuir un
documento en menor tiempo del que emplearía para recuperar uno en papel del
propio archivo interno incluso estando fuera de la oficina, ya que cuenta con
un avanzado acceso WEB que permite estar siempre cerca de la información
durante las 24hs del día.
La estrategia de Gestión documental adecuada,
comienza con la consultoría, el asesoramiento de expertos es fundamental para
la implementación exitosa de cualquier solución.
